Sơ đồ và quy trình bán hàng cho doanh nghiệp chuẩn chỉnh nhất hiện nay

Doanh nghiệp muốn bán được nhiều sản phẩm, thu hút được nhiều khách hàng thì phải có quy trình bán hàng đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Vậy bạn đã có một quá trình chuẩn chỉnh cho thương hiệu của mình chưa? Hãy cùng Money24h tìm hiểu kỹ hơn về quy trình bán hàng và những sơ đồ phổ biến thông qua bài viết dưới đây!

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng (Sale Process) là một chuỗi các hoạt động cụ thể, trực quan mà một đại diện bán hàng cần phải thực hiện trong quá trình bán hàng. Để từ đó có thể chuyển một đối tượng từ tiềm năng sang khách hàng.

Tầm quan trọng của quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch chiến lược của mỗi doanh nghiệp. Sau đây là những lợi ích điển hình:

• Khi có quy trình bán hàng, nhân viên sales sẽ có quy chuẩn và căn cứ để trau dồi và phát triển kỹ năng bán hàng online và offline. Dựa vào quy trình đó, họ sẽ cung cấp thông tin hữu ích và nhất quán hơn đến những khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, nhân viên sales sẽ đạt được doanh số đã đề ra, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp và cải thiện kỹ năng của bản thân.
• Bên cạnh đó, khi xây dựng được một quy trình bán hàng chuẩn, doanh nghiệp có thể kiểm soát được quá trình mua bán và đạt được mục tiêu tăng trưởng. 
• Các cấp lãnh đạo sẽ thuận lợi trong việc kiểm soát cơ hội và nguồn lực khi có một quy trình bán hàng chuyên nghiệp. Đồng thời, việc bán hàng có quy chuẩn sẽ giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi cơ hội thành khách hàng.

Các sơ đồ quy trình bán hàng chuẩn cho doanh nghiệp

Sau đây là 2 sơ đồ quy trình bán hàng phố biển để bạn có thể tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình:

Sơ đồ 7 bước

Sơ đồ 7 bước là một trong những quy trình bán hàng lâu đời nhất và được áp dụng rộng rãi. Quy trình này được phát triển vào năm 1980 bởi Dubinsky, bao gồm 7 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Bước 4: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ

Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Bước 6: Chốt đơn hàng

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau khi bán sản phẩm. 

Từ tiếp thị đến bán hàng, việc chăm sóc và duy trì quan hệ với khách hàng đã trở thành mục tiêu mới. Vậy nên, quy trình bán hàng của doanh nghiệp cũng chú trọng hơn vào việc giữ mối quan hệ với người dùng. Điều đó có nghĩa là công ty đang nỗ lực để kéo dài vòng đời khách hàng ( Customer Lifecycle) để phát triển và giảm tải áp lực trong quá trình tìm kiếm khách hàng mới.

Sơ đồ INP 10 bước 

Sơ đồ INP là quy trình bán hàng hoàn thiện nhất và được những người sales chuyên nghiệp ưa chuộng. Mô hình bán hàng này được chia thành 3 giai đoạn chính gồm 10 bước cụ thể như sau:

• Giai đoạn 1: Phát triển cơ hội bán hàng

Bước 1: Tìm kiếm cơ hội

Bước đầu tiên để có thể bán được hàng đó là tìm kiếm cơ hội. Ở bước này, bạn cần tìm hiểu được tên, số điện thoại và email của khách hàng. Đây là những thông tin cơ bản để có thể liên lạc với khách hàng. Từ những yếu tố đó, nhân viên bán hàng sẽ phân thành 2 loại là khách hàng tiềm năng và cơ hội bán hàng. 

Ngay từ bước này, công ty cần phân chia công việc hợp lý cho từng phòng ban và thống nhất về nhiệm vụ của mỗi người. Việc tìm kiếm cơ hội là việc ai cũng nên học hỏi và biết cách làm, chứ không phải chỉ là trách nhiệm của riêng nhân viên bán hàng.

Đây là bước đầu tiên và cũng là yếu tố quyết định sự thành công của quy trình bán hàng. Vậy nên bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Tập trung và thể hiện sự cam kết với công việc tìm kiếm cơ hội
• Tập làm quen với những lời từ chối
• Hãy xử lý hiệu quả các cuộc gọi chào hàng
• Đa dạng hóa nguồn thông tin và tìm tới những khách hàng mới
• Phán đoán và tập trung vào các cơ hội thật sự, không nuối tiếc những cơ hội đã qua.

Bước 2: Lập kế hoạch, nghiên cứu và chuẩn bị

Ở bước này, bạn cần lên kế hoạch, nghiên cứu thông tin và chuẩn bị cách tiếp cận. Khi nhận thông tin khách hàng từ những bộ phận khác, bạn cần phải tìm hiểu kỹ càng về những thông tin đó. Ví dụ như: Khách hàng là ai? Họ đang làm việc cho công ty nào? Công ty đó hoạt động trong lĩnh vực nào? Sau khi đã tìm hiểu cụ thể, bạn sẽ bắt đầu nghiên cứu và thống kê những số liệu về công ty của khách hàng.

Khi đã có đủ kiến thức cơ bản về khách hàng, bạn cần chuẩn bị kỹ càng để có thể tiếp cận họ hiệu quả. Bạn cần chuẩn bị sẵn một kịch bản cho cuộc gọi đầu tiên. Có thể bao gồm những yếu tố như: Chiến lược của cuộc gọi đầu tiên là gì? Mục tiêu của cuộc gọi là gì? Thứ tự của các câu hỏi? Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn khi gặp khách hàng và tạo sự chuyên nghiệp cho bản thân.

Bước 3: Khám phá bán hàng

Đây được xem là bước nền tảng để xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp. Ở bước này, nhân viên sales cần kiểm tra chất lượng của thông tin khách hàng. Chất lượng thông tin càng tốt, tỉ lệ chốt được khách hàng càng cao. Còn nếu thông tin chưa đủ tốt, sales cần loại bỏ hoặc lên kế hoạch nuôi dưỡng lâu hơn. Thông thường, việc kiểm tra này sẽ diễn ra dưới hình thức cuộc gọi chào hàng (cold-calling).

Bản đồ giải pháp

Sau mỗi cuộc gọi, sales cần hiểu rõ hơn về mục đích, yêu cầu và khó khăn của khách hàng. Từ đó, đưa ra bản đồ giải pháp để đưa ra hướng xử lý cho doanh nghiệp. Bản đồ giải pháp là mô hình đơn giản để khái quát mối quan hệ giữa vấn đề của doanh nghiệp với giải pháp mà công ty cung cấp. Nhờ bản đồ này, nhân viên sales sẽ dễ dàng ghi nhớ vấn đề và tìm ra dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng. Sau đó, sales cần kiểm tra lại yêu cầu và lên kế hoạch thời gian để đồng hành cùng khách hàng.

Bước 4: Cung cấp giải pháp

Sau khi đã xác nhận được yêu cầu, sales cần đưa ra giải pháp phù hợp cho nhu cầu của khách hàng. Đó là lý do vì sao đội ngũ bán hàng cần được đào tạo bài bản về tất cả sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Lúc này, nhân viên bán hàng đóng vai trò là người đưa ra ý tưởng sản phẩm thông qua việc lắng nghe nhu cầu của khách hàng. Sales cũng cần làm việc với các bộ phận khác để mọi người đều có thể hiểu về yêu cầu của khách hàng và đưa ra mức giá đề xuất hợp lý.

Bên cạnh đó, những thông tin thu thập được trong cuộc gọi cũng cần được cập nhật lên phần mềm quản lý khách hàng (Customer Relationship Management). Việc này sẽ giúp quản lý thông tin quản lý khách hàng tốt hơn và những phòng ban khác có thể tận dụng để quảng cáo hoặc up-sales.

• Giai đoạn 2: Bán hàng

Bước 5: Thuyết trình và bán hàng

Mỗi một quy trình bán hàng chuẩn đền có bước thuyết trình và bán hàng. Dưới đây là những yếu tố bạn cần lưu ý trước khi thuyết trình:

• Xác nhận yêu cầu của khách hàng
• Đảm bảo yêu cầu được bao quát
• Cập nhật giá và thời gian
• Kiểm tra chất lượng tài liệu
• Xác nhận thành phần tham gia buổi thuyết trình
• Chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp
• Xác nhận thời lượng buổi thuyết trình
• Xác nhận về thời gian và địa điểm thuyết trình
• Tập luyện trước nội dung cần thuyết trình

Bước 6: Xử lý câu hỏi của khách hàng

Nếu muốn trả lời những câu hỏi một cách suôn sẻ, trước tiên bạn cần phải hiểu về khách hàng. Khách hàng sẽ có tâm lý và phản ứng khác nhau, có thể tùy theo quy mô công ty, chức vụ của khách hàng hoặc thậm chí là do sự khác biệt văn hóa giữa các quốc gia. 

Bên cạnh đó, sales cũng cần để tâm tới vai trò và trách nhiệm của người mua. Họ cần chịu trách nhiệm về quyết định đầu tư để mang lại hiệu quả hoạt động cho công ty. Vậy nên, đừng kỳ vọng họ sẽ đồng ý ngay lập tức với các giải pháp mà bạn đưa ra. Thay vào đó, hãy dự đoán những câu hỏi mà khách hàng có thể hỏi và thuyết phục khách hàng bằng năng lực của bạn.

Bước 7: Chốt sale

Đây là thời điểm quan trọng nhất sau khi bạn đã hoàn thành xuất sắc 6 bước trên. Khách hàng tỏ ra hài lòng sau khi nghe bạn thuyết phục và giải đáp những thắc mắc. Đây là lúc nhân viên bán hàng cần tiếp cận họ và có kỹ năng chốt sales để thúc đẩy mua hàng.

Có thể khách hàng sẽ từ chối đề nghị của bạn. Đừng thất vọng và hãy xem đó như là một phần của quy trình bán hàng chuẩn. Khách hàng có thể chỉ có một nguồn kinh phí hạn hẹp và họ phải cẩn thận với quyết định của mình. Hoặc đối thủ của bạn cũng đưa ra các giải pháp và đề xuất hấp dẫn không kém.

• Giai đoạn 3: Chăm sóc sau bán hàng

Bước 8: Đảm bảo lời hứa với khách hàng

Bạn đã chốt sales thành công, và khách hàng đã ký vào hợp đồng với cái bắt tay thân thiện. Nhưng quy trình bán hàng không chỉ dừng lại ở cái bắt tay đó. Nhân viên sales phải đảm bảo những quyền lợi mà khách hàng nên có, vì chính đạo đức và uy tín của bản thân. Đây cũng là một phần quan trọng của quy trình bán hàng. 

Trên thực tế, không phải lúc nào sản phẩm cũng đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, hãy thẳng thắn trao đổi và hỗ trợ họ để cùng đưa ra giải pháp tốt nhất cho cả 2 bên. Hãy nhớ rằng, duy trì quan hệ với khách hàng và xây dựng niềm tin là những yếu tố then chốt dẫn đến sự thành công của nghề bán hàng.

Bước 9: Đồng hành cùng khách hàng

Khi khách hàng đã trở thành đối tác của bạn, đó chính là cơ hội cho những hợp đồng dài hạn và lợi nhuận hơn. Sự đồng hành của sales cùng khách hàng giúp gây dựng những mối quan hệ chặt chẽ hơn. Sau đây là một vài cách giúp bạn hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn sau sales:

• Cảm ơn: Đối với những khách hàng mới, hãy tạo thói quen gửi thư cảm ơn khách hàng. Hãy thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm và trân trọng họ.
• Cập nhật: Một vài khách mong muốn được cập nhật tất cả các thông tin, một số khác lại chỉ có nhu cầu trao đổi khi có thay đổi quan trọng. Hãy dựa vào hiểu biết của bạn với khách hàng và truyền tải thông điệp cho họ đúng thời điểm.
• Thông báo: Khách hàng cần được thông báo về những hoạt động tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng. Ví dụ, thời gian đào tạo cách sử dụng sản phẩm, thời điểm cài đặt hay gia hạn ứng dụng.

Bước 10: Báo cáo

Việc chia sẻ thông tin và lịch sử giao dịch với khách hàng bằng cách báo cáo lên phần mềm CRM là yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển. Với sự phát triển của công nghệ, những dữ liệu đó sẽ được bảo mật và được liên kết với các công cụ khác của công ty. Đây chính là bước cuối cùng của một quy trình bán hàng chuyên nghiệp.

 Kết bài

Tuy quy trình bán hàng chưa được áp dụng rộng rãi, nhưng nó lại có tầm ảnh hưởng quan trọng tới quá trình phát triển của công ty. Hy vọng bài viết của Money24h sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về quy trình bán hàng và những sơ đồ phổ biến.