Kỹ năng giải quyết vấn đề: Định nghĩa, lợi ích và quy trình giải quyết hiệu quả

Kỹ năng giải quyết vấn đề có vai trò rất quan trọng trong đời sống và công việc của mỗi người. Trung bình mỗi ngày, chúng ta phải đối mặt với ít nhất 5 vấn đề đòi hỏi bạn cần biết cách xử lý linh hoạt. Nếu bạn chưa biết kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Quy trình giải quyết vấn đề và lợi ích của nó ra sao? Thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của Money24h.

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề (tên tiếng anh: Problem Solving Skills) là một kỹ năng mềm, bao gồm các quá trình nhìn nhận, đánh giá và phân tích một vấn đề. Qua đó đưa ra những phán đoán, giải pháp và phương án xử lý phù hợp nhất. Kỹ năng mềm này được ứng dụng rất nhiều vào đời sống và công việc hàng ngày, giúp đảm bảo cũng như cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn.

Ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề

Bạn là quản lý của một cửa hàng kinh doanh thiết bị nội thất. Vấn đề mà bạn cần giải quyết ở đây là làm sao để doanh số của cửa hàng tăng lên so với kỳ trước, nếu không bạn sẽ bị sa thải. Muốn vậy, bạn cần giải quyết được những câu hỏi đặt ra là:

- Nguồn gốc của việc doanh số cửa hàng liên tục giảm? (Do chất lượng sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng? Do bộ phận Marketing làm việc chưa hiệu quả? Do chế độ chăm sóc khách hàng và các dịch vụ chưa thực sự phát huy được vai trò? Do đối thủ cạnh tranh của mình có chiến lược mới thu hút hơn? v.v)

- Thời gian bao  có thể giải quyết vấn đề này là bao lâu? (1 tháng; nửa tháng)

- Những bộ phận nào cần điều chỉnh đầu tiên? (Bộ phận Marketing? Bộ phận kỹ thuật? Bộ phận chăm sóc khách hàng? Bộ phận bán hàng?)

Sau khi đã trả lời được các câu hỏi trên, bạn tiến hành lên kế hoạch triển khai và giám sát tiến độ thực hiện một cách nghiêm túc. Chắc chắn rằng tình hình của cửa hàng sẽ được cải thiện một cách đáng kể. Điều này chứng minh được kỹ năng giải quyết vấn đề của một người quản lý cửa hàng.

Lợi ích của kỹ năng giải quyết vấn đề 

Như trên đã chia sẻ, kỹ năng giải quyết vấn đề có vai trò rất quan trọng trong việc xử lý tình huống phát sinh hàng ngày. 

Theo đó, kỹ năng giải quyết vấn đề trong cuộc sống giúp bạn biết cách giữ bình tĩnh khi có sự cố phát sinh không như mong muốn. Bạn phải xem xét cẩn thận mọi khía cạnh của vấn đề để đưa ra hướng giải quyết đúng đắn. Nếu bạn vội vàng trong việc quyết định có thể sẽ dẫn tới những hậu quả đáng tiếc trong tương lai. Do vậy, lợi ích của kỹ năng giải quyết vấn đề là đem tới giải pháp tối ưu nhất, giúp giảm thiểu rủi ro cho quyết định của bạn.

Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp bạn rèn luyện khả năng phân tích và phán đoán tình huống được tốt hơn. Người sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ thích hành động, quyết đoán và luôn có những phương án xử lý tối ưu nhất. Điều này sẽ giúp bạn trở nên nhạy bén hơn trong mọi vấn đề và tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn cho bản thân.

Những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng giải quyết vấn đề

Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến kỹ năng xử lý vấn đề. Trong đó, kỹ năng quan sát và phân tích, kỹ năng nghiên cứu, kỹ năng ra quyết định và tư duy phản biện là những nhân tố bạn cần lưu ý.

Kỹ năng giao tiếp (lắng nghe)

Trước khi giải quyết bất kỳ vấn đề gì, bạn cần phải thực sự lắng nghe, biết cách quan sát, phân tích để tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Sau đó hãy dùng khả năng giao tiếp của mình để truyền đạt ý kiến cũng như giải thích vấn đề cho các bên liên quan một cách “thấu tình đạt lý”. Điều này bao gồm việc bạn phải cải thiện 2 kỹ năng song song là kỹ năng lắng nghe và kỹ năng giao tiếp.

Kỹ năng nghiên cứu

Để giải quyết vấn đề bạn cần phải có kỹ năng nghiên cứu những sự việc liên quan để có hướng xử lý tốt nhất. Bạn có thể nghiên cứu cùng với những người xung quanh, xem họ cảm thấy vấn đề đó như thế nào, có những vướng mắc gì không. Thông qua trao đổi, nghiên cứu với những người liên quan để am hiểu hơn, từ đó có thể tìm ra hướng giải quyết tốt nhất. 

Kỹ năng ra quyết định

Để có thể xử lý mọi tình huống, bạn phải có kỹ năng ra quyết định để lựa chọn hướng giải quyết. Có nhiều người thường gặp khó khăn trong việc ra quyết định, họ thường do dự không biết nên chọn phương án nào mới khả thi. Khả năng nhìn nhận và giải quyết vấn đề thể hiện ở chỗ bạn có đưa ra được quyết định chính xác hay không. Vì nếu sai ở bước ra quyết định thì bạn sẽ phải quay lại để kiểm tra lại quy trình và tìm cách khắc phục. 

Tư duy phản biện

Nắm được kỹ năng tư duy phản biện tốt, bạn có thể đưa ra những suy luận sắc bén, diễn đạt thuyết phục, mạch lạc và logic. Đồng thời, người có tư duy phản biện cũng có thể nhanh chóng phát hiện ra sai sót và sự thiếu khoa học trong những lập luận được đưa ra trước đó.

Kỹ năng quản lý rủi ro (lập kế hoạch)

Mỗi một vấn đề xảy ra đều chứa đựng một số rủi ro nhất định cũng như không có cách giải quyết nào là cực kỳ hoàn hảo. Do đó, trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, bạn cần xác định những trường hợp có thể xảy ra và lập kế hoạch dự phòng cho tình huống xấu nhất. Do đó, kỹ năng quản lý rủi ro và kỹ năng lập kế hoạch cũng là các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giải quyết vấn đề của bạn.

Độ tin cậy

Một yếu tố cũng quan trọng không kém trong quá trình giải quyết vấn đề đó là lòng tin. Điều này không những có thể gắn liền tinh thần đoàn kết đội nhóm mà còn khiến bản thân bạn tự tin hơn khi đã tin tưởng và những ý kiến lập luận mà mình đề ra hay bất kỳ ý kiến nào của các thành viên trong nhóm.  

Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả và tối ưu nhất

Trong các bài giảng, cách giải quyết vấn đề hiệu quả thường có 4 bước cơ bản. Đây được coi là quy trình giải quyết vấn đề hiện đại và phù hợp với đa số chúng ta hiện nay. Quy trình này giúp bạn có thể đánh giá và đưa ra phương án giải quyết cho một vấn đề nào đó trong thời gian ngắn nhưng vẫn rất hiệu quả.

Bước 1: Nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ

Đầu tiên, bạn cần phải nhìn nhận và phân tích vấn đề đó trước để đưa ra hướng giải quyết chính xác nhất. Xem xét vấn đề ở nhiều khía cạnh nhất có thể để nhìn rõ tình hình chung, đừng chỉ nhìn từ góc nhìn phiến diện của bản thân.

Thêm vào đó, bạn cũng cần phải có phương pháp tư duy mở để đánh giá xem nó có thực sự quan trọng hay không, có cần giải quyết ngay lập tức hay không. Nếu vấn đề không quá gấp gáp thì bạn nên dành thời gian để suy xét và đánh giá một cách kỹ càng. Đồng thời bạn cũng có thể ưu tiên giải quyết các vấn đề cấp bách trước, quan trọng là có thể giảm thiệt hại và rủi ro xuống mức thấp nhất có thể.

Bước 2: Phân tích và xác định nguồn gốc phát sinh

Đây là bước để bạn xác định nguồn gốc xảy ra vấn đề là từ đâu, xuất hiện từ khi nào. Sau khi biết rõ nguyên nhân phát sinh thì bạn sẽ phân tích vấn đề một cách thật khách quan. Đồng thời, việc tìm hiểu nguồn gốc và phân tích này nên được thực hiện cẩn thận, không nên qua loa để có cái nhìn tổng thể về nguồn gốc phát sinh.

Bước 3: Đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp

Bạn hãy liệt kê ra tất cả các cách giải quyết và tiến hành đánh giá mức độ thành công của từng cách, cuối cùng lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Đây là bước quan trọng, vậy nên bạn cần cẩn trọng khi chọn lựa hướng giải quyết. Nếu bạn chọn sai giải pháp sẽ khiến vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn. 

Bước 4: Theo dõi và đánh giá kết quả của giải pháp

Ngay cả sau khi đã chọn được cách giải quyết vấn đề thì bạn cũng đừng nên bỏ qua bước theo dõi và đánh giá giải pháp thực hiện. Bạn cần dành thời gian theo dõi lại kết quả và cả những ảnh hưởng ngoài dự kiến (nếu có). Những đánh giá này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc nâng cao kinh nghiệm và cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong những lần tiếp theo.

Bí quyết rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả

Có nhiều cách để rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề, trong đó nguyên tắc IDEAL là bí quyết được nhiều người sử dụng. IDEAL là nguyên tắc do Bransford và Stein lập ra trong cuốn sách The Ideal Problem Solver xuất bản năm 1984. Áp dụng nguyên tắc IDEAL giúp mỗi người tự thiết lập được cho mình một quy trình giải quyết vấn đề phù hợp với từng vấn đề của từng người khác nhau.

IDEAL là viết tắt của 5 chữ Identify (nhận thức), Define (nguyên nhân), Explore (chiến lược), Anticipate and Action (kế hoạch và giải quyết), Look and Learn (nhìn nhận và học hỏi).

Nhận thức vấn đề (Identify the problem)

Bạn sẽ không thể giải quyết được vấn đề nếu không nhận thức được vấn để đang diễn ra. Bằng cách quan sát lời nói, hành vi của một người bạn có thể xác định được vấn đề mà người đó đang gặp phải.

Xác định nguyên nhân (Define an outcome)

Bước tiếp theo của nguyên tắc IDEAL chính là xác định nguyên nhân. Tìm ra nguyên nhân nghĩa là bạn có được mục tiêu khi giải quyết vấn đề. Từ đó, bạn sẽ biết được tiếp theo mình nên làm gì để giải quyết vấn đề đang gặp phải.

Lập chiến lược khả thi (Explore possible strategies)

Khi đã biết nguyên nhân, mục tiêu mong muốn sau khi giải quyết vấn đề là gì bạn có thể lập ra các chiến lược, giải pháp khả thi. Ở bước này bạn nên liệt kê ra nhiều giải pháp phù hợp với vấn đề, phù hợp với đối tượng. Tất cả các giải pháp đều phải được xem xét kỹ càng để chọn ra giải pháp tối ưu nhất.

Lên kế hoạch và giải quyết vấn đề (Anticipate Outcomes and Action)

Dựa vào những chiến lược đã liệt kê, bạn sẽ chọn ra giải pháp phù hợp nhất để có thể đạt được mục tiêu ban đầu. Sau đó bắt tay vào quá trình lên kế hoạch thực hiện giải pháp và giải quyết vấn đề.

Nhìn nhận và học hỏi (Look and Learn)

Cuối cùng, bạn nên theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm cho những vấn đề tương tự hoặc các vấn đề khác phát sinh về sau. Hơn nữa, việc theo dõi sẽ giúp bạn có thể xử lý ngay những tình huống khác phát sinh trong quá trình giải quyết vấn đề.Trên đây là toàn bộ thông tin về kỹ năng giải quyết vấn đề mà Money24h muốn chia sẻ với các bạn. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn định nghĩa được kỹ năng giải quyết vấn đề cũng như biết về lợi ích và cách làm sao để có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất. Một điều quan trọng bạn cần ghi nhớ là phải liên tục trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề và những kỹ năng sống khác. Có thể giải quyết vấn đề một cách êm đẹp, hợp tình hợp sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc và các hoạt động thường ngày trong cuộc sống.

Xem thêm: Phân Tích Swot Là Gì? Làm Thế Nào Để Xây Dựng Ma Trận SWOT Hiệu Quả