Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Khám phá 5 bước lập kế hoạch bài bản, chi tiết

Trong công việc cũng như trong cuộc sống, việc lên kế hoạch luôn là việc quan trọng bạn cần làm mỗi ngày. Một bản kế hoạch làm việc chi tiết và bài bản giúp bạn thực hiện được những mong muốn, dự định và mục tiêu riêng. Chính vì lẽ đó, bạn cần có kỹ năng lập kế hoạch để có thể dễ dàng sắp xếp công việc theo kế hoạch và tăng hiệu suất công việc tốt nhất. Vậy khái niệm kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm như thế nào để có thể thiết lập một kế hoạch chi tiết, hiệu quả nhất? Bài viết sau, Money24h sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.

>> Xem thêm: Lập kế hoạch cho doanh nghiệp bằng ứng dụng Lark

Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng suy nghĩ và quản lý các hoạt động, lập ra lộ trình hướng dẫn chúng ta cách hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt đầu nó. Việc lập kế hoạch công việc càng rõ ràng, cụ thể thì khả năng hiện thực hóa những mục tiêu ấy càng cao.

Nói một cách đơn giản, các kỹ năng sống giúp bạn quản lý thời gian làm việc của bản thân, sắp xếp các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu mong muốn được gọi là kỹ năng lập kế hoạch. Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn tập trung vào mục tiêu cụ thể cần đạt được và xác định những bước cần thiết để hoàn thành công việc.

>> Xem thêm: 15 cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp

Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng cần thiết mà bất cứ ai cũng cần thực hiện và rèn luyện mỗi ngày. Nếu bạn không biết tự lập kế hoạch cho bản thân thì không thể xác định được mục tiêu cần phải đạt là những gì? Bạn không biết cần phải làm gì trước để hoàn thành mục tiêu đó? Không có kế hoạch, bạn sẽ không biết phân chia thời gian một cách hợp lý, hiệu suất làm việc do đó cũng sẽ không hiệu quả. Vậy nên, kỹ năng lập kế hoạch đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của một tổ chức. Trong đó, một số lợi ích chính của kỹ năng lập kế hoạch khiến nó trở nên quan trọng cần phải kể đến là:

Kiểm soát và sắp xếp công việc hợp lý theo thời gian biểu khoa học

Thông qua quá trình lập kế hoạch, bạn sẽ xác định được những công việc cần làm và có kỹ năng quản lý thời gian thực hiện sao cho hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được hết khối lượng công việc và tránh được việc quên thực hiện công việc nào đó. 

Thiết lập kế hoạch cá nhân sẽ giúp bạn định ra những công việc phải làm trong những khoảng thời gian nhất định từ đó hình thành cho bản thân một thời gian biểu khoa học, vừa có thời gian làm việc vừa có thời gian nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân.  

Nêu ra được mục tiêu, phương thức thực hiện

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn liệt kê ra các việc cần làm, tự đặt ra mục tiêu để hoàn thành. Đồng thời, kỹ năng này cũng giúp bạn xác định phương hướng để thực hiện kế hoạch đó theo đúng thời gian đã đề ra. Bạn sẽ biết cách làm như thế nào để thực hiện hóa mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.

Hình thành các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc

Lập kế hoạch giúp bạn hình thành các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá công việc đã đạt yêu cầu hay chưa. Các tiêu chuẩn kiểm tra gồm có số lượng công việc đã thực hiện, thời gian hoàn thành, chất lượng công việc, v.v. Việc đánh giá theo những tiêu chuẩn trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi để bạn có thể kiểm tra tiến độ và có nhiều động lực để hoàn thành công việc hơn. Qua đó bạn có thể đề xuất những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch còn góp phần phát triển tư duy của bản thân bạn một cách có hệ thống, giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống.

Giúp sử dụng hiệu quả các nguồn lực để đẩy nhanh quá trình làm việc

Lập kế hoạch và phân công rõ ràng giúp mọi thành viên trong nhóm đều ý thức được vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. Mọi người sẽ dễ dàng theo dõi công việc cùng nhau, trao đổi, học hỏi, tham mưu cho nhau trong từng nhiệm vụ cụ thể của kế hoạch.

Lập kế hoạch còn giúp tối đa hóa hiệu quả và giảm lãng phí tài nguyên cho những công việc không cần thiết. 

Quy trình các bước lập kế hoạch hiệu quả

Để lập kế hoạch cho công việc của bạn nhanh chóng đạt được hiệu quả và thành công, các bạn hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và công việc cần làm

Trước khi bắt tay vào làm việc, bạn nên tiến hành liệt kê đầy đủ những nhiệm vụ cần thiết kèm theo các mục tiêu muốn hướng tới. Việc xác định trước mục tiêu giúp bạn định hình được khối lượng công việc và có động lực để thực hiện theo kế hoạch hơn. Mặt khác, bước này sẽ giúp bạn đánh giá được công việc mà bạn chuẩn bị làm có cần thiết hay không hoặc  tránh lãng phí thời gian của bạn cho những công việc khác.

Bước 2: Xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện

Sau khi xác định được khối công việc, bạn có thể phân chia việc theo ngày, tuần, tháng, năm để tiện quản lý và thực hiện. Bạn cần đảm bảo phân bổ thời gian hoàn thành chúng một cách tốt nhất.

Tiếp theo đó, bạn sẽ tiến hành xác định địa điểm và đối tượng thực hiện công việc này. Ví dụ, người lập kế hoạch phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện, ai là người hỗ trợ, ai kiểm tra. Thực hiện kế hoạch ở đâu, địa điểm cụ thể của từng nhiệm vụ. 

Tóm lại, các bước lập kế hoạch ở đây gồm đưa ra các tiêu chí rõ ràng, sau đó phân công, tổ chức công việc sao cho hiệu quả nhất.

Bước 3: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Bước này sẽ giúp bạn xác định rõ công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể thực hiện sau. Việc sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả, chất lượng đảm bảo và giảm được áp lực khi làm việc. Hoàn thành tốt quá trình ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi bắt tay vào thực hiện.

Bước 4: Tập trung thực hiện công việc một cách linh hoạt

Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, sự tập trung cũng là rất cần thiết nhằm giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả và tiết kiệm được tối đa thời gian làm việc. Bạn sẽ có thời gian để làm nhiều việc khác hoặc dành thời gian dành cho bản thân.

Tuy nhiên, sự tập trung không phải là bạn cứ chú tâm làm mỗi một việc mà bỏ bê việc khác. Bạn phải biết kết hợp, linh hoạt thực hiện các công việc để tạo ra sự cân bằng cũng như hiệu quả.

Bước 5: Thực hiện kiểm tra 

Sau khi tiến hành thực hiện công việc, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra để đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả đạt được. Mục đích là để biết bản thân đã làm được đến đâu và liệu có hoàn thành được kế hoạch của mình đúng hạn không. Một kế hoạch được kiểm tra kỹ lưỡng, cập nhật và chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn đánh giá chính xác được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. 

Mẹo hay giúp bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch

Ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ trong tầm tay  

Bạn nên xác định được tầm quan trọng của những công việc để dễ dàng quyết định nhiệm vụ ưu tiên trước mắt của mình là gì. Bạn hãy suy nghĩ về khả năng hoàn thành của bất kỳ nhiệm vụ nào, học cách hình dung quá trình cũng như kết quả khi bạn tiến hành. Từ đó, bạn có thể đưa ra điều chỉnh cần thiết cho danh sách nhiệm vụ của mình nhưng vẫn đảm bảo ưu tiên những việc cấp thiết phải hoàn thành trước. 

Dự phòng những chuyển biến bất ngờ

Đôi khi, kế hoạch sẽ có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, thay vì thất vọng vì bản kế hoạch không như mong đợi, bạn hãy chuẩn bị trước cho những tình huống xảy ra bất ngờ. Lập trước phương án dự phòng cho tình huống bất ngờ sẽ là một yếu tố hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn. Bạn có thể tạo khoảng thời gian trống để dự phòng tình trạng trễ tiến độ, theo dõi lịch trình, kịp thời nhắc nhở các bên liên quan. Bạn cũng nên có thói quen kiểm tra và điều chỉnh lại kế hoạch vào cuối ngày làm việc.

Đa dạng hóa cách lập kế hoạch

Nhiều người thường có thói quen lập kế hoạch trong đầu. Tuy nhiên, để tránh cho não bộ không bị quá tải khi áp lực công việc tăng cao bạn có thể đa dạng hóa cách thức lập kế hoạch. Bạn có thể ghi kế hoạch ra giấy, dán vào góc dễ quan sát nơi làm việc, đặt lịch nhắc nhở trong điện thoại hay hẹn giờ nhắc nhở bằng email, v.v.

Viết ra giấy, sử dụng lịch hay bất kỳ công cụ tạo checklist trên điện thoại để tạo lịch biểu cho chính bạn và những người khác cùng theo dõi. Một khi tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp một cách rõ ràng theo thứ tự ưu tiên thì việc hoàn thành nhiệm vụ sẽ nhanh chóng, hiệu quả hơn. Bạn nên phân bổ thời gian cho từng hoạt động và sẵn sàng dành ra một khoảng thời gian nghỉ để giải quyết bất kỳ sự gián đoạn nào trong quá trình làm việc. Điều này góp phần giúp kỹ năng lập kế hoạch được cải thiện, có hệ thống và logic hơn. 

Học hỏi từ mọi người

Tất cả mọi người xung quanh đều có điều hay đáng để ta học tập. Không nhất thiết phải trực tiếp áp dụng kế hoạch của họ, việc quan sát và trích lọc cách thức lập kế hoạch hay hoặc chưa hay của đồng nghiệp sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch cho chính mình.

Trên đây là những thông tin liên quan đến kỹ năng lập kế hoạch và quy trình các bước lập kế hoạch hiệu quả. Mong rằng những thông tin Money24h cung cấp ở trên sẽ giúp bạn lập ra những kế hoạch hiệu quả. Bên cạnh đó, việc cải thiện và rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch thường xuyên sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất.