KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ? PHƯƠNG PHÁP  QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ 

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp công việc logic, khoa học và đảm bảo hoàn thành kế hoạch nhanh chóng. Trong bài viết này, Money24h sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng quản lý thời gian và quy trình xây dựng kỹ năng này một cách hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và phân chia thời gian cho từng hoạt động, công việc cụ thể một cách hợp lý. Nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và lịch trình đề ra, đồng nghĩa với việc bạn sử dụng quỹ thời gian hiệu quả và có hiệu suất làm việc cao. 

Xem thêm: Quản lý thời gian cho doanh nghiệp bằng ứng dụng Lark

Lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng đối với nhiều lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống. Những lợi ích tiêu biểu có thể kể đến là:

• Giúp tăng năng suất làm việc: Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp kế hoạch, công việc hàng ngày theo thứ tự ưu tiên dựa vào mức độ quan trọng của công việc đó. Với cách làm này, bạn sẽ tập trung hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước, từ đó tăng hiệu quả, năng suất làm việc cũng như đạt được mục tiêu đã đề ra. 
• Giảm bớt áp lực công việc: Khi bạn không có kế hoạch làm việc cụ thể, bạn thường sẽ mất tập trung và khó để hoàn thành công việc đúng hạn. Ngược lại, nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian, làm việc theo đúng lịch trình đề ra, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để giải quyết công việc đồng thời sẽ giảm bớt áp lực cho bản thân.
• Tạo động lực hành động: Khi đã có kế hoạch làm việc rõ ràng, bạn sẽ chủ động hơn để có thể hoàn thành công việc đúng hạn. Nhờ đó, bạn có thể loại bỏ dần những thói quen xấu của bản thân như mất tập trung hay trì hoãn công việc.

>> Xem thêm: 15 cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp

Quy trình/Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Bạn muốn quản lý thời gian hiệu quả nhưng không biết phải lên kế hoạch như thế nào cho khoa học? Hãy tham khảo những bước cơ bản sau đây: 

• 1. Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là bước đầu tiên cần làm để lập kế hoạch quản lý thời gian. Khi đã có mục tiêu cụ thể, bạn sẽ biết được mình cần làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Từ đó, bạn sẽ chủ động hơn và tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. 

• 2. Liệt kê các công việc cần phải làm

Khi đã xác định được mục tiêu, bạn cần liệt kê ra những công việc cần làm. Đồng thời, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên dựa vào mức độ quan trọng kèm theo thời hạn cụ thể cho mỗi công việc. Khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn sẽ biết được mình cần phải hoàn thành công việc gì vào thời gian nào, từ đó dễ dàng quản lý thời gian của bản thân hơn.

• 3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Bạn hãy liệt kê ra những công việc cần hoàn thành trong ngày và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng. Nếu đó là nhiệm vụ cấp bách, hãy đặt chúng lên đầu danh sách cần làm. Còn nếu đó là việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp, hãy xếp chúng ở cuối danh sách. Khi sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ không sợ bỏ lỡ những công việc quan trọng và có thể hoàn thành nhiệm vụ cấp bách đúng thời hạn.

• 4. Đặt thời gian cụ thể cho công việc

Đây là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định kế hoạch của bạn có đạt hiệu quả hay không. Mỗi hoạt động cần có thời hạn riêng để đảm bảo không gây ảnh hưởng tới quỹ thời gian của việc khác. Đồng thời, bạn cần đặt ra mốc thời gian bắt đầu và thời điểm kết thúc cho mỗi nhiệm vụ. Sau đó, hãy tập trung hoàn thành công việc đó trong khoảng thời gian đã đề ra.

• 5. Tổng kết lại công việc

Sau khi kết thúc một ngày, bạn nên dành thời gian để tổng kết lại những công việc mình đã làm được. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất cứ nhiệm vụ nào trong ngày. Bên cạnh đó, bạn có thể xem xét lại những công việc đã hoàn thành, phát hiện ra những vấn đề chưa hợp lý và tìm ra phương pháp khắc phục chúng.

Cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian đơn giản

Có thể bạn đã biết cách sắp xếp công việc nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả như bạn mong muốn. Dưới đây là những cách giúp bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn: 

Đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Đặt ra mục tiêu là yếu tố quan trọng khi bạn lên kế hoạch để quản lý thời gian. Mục tiêu được chia thành 2 loại là ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu ngắn hạn thường sẽ kéo dài từ khoảng 3 đến 6 tháng hoặc 1 năm. Còn mục tiêu dài hạn thường kéo dài khoảng từ 3 đến 5 năm, cũng có thể là 10 năm tùy theo mỗi cá nhân. 

Bạn nên suy nghĩ và phân tích kĩ lưỡng khi đặt ra mục tiêu dài hạn cho bản thân. Bạn cần có kỹ năng lập kế hoạch cho công việc để có thời gian cho bản thân. Tuy nhiên, bạn có thể đặt ra nhiều mục tiêu ngắn hạn cùng lúc. Điểm chung của những mục tiêu ngắn hạn này là đều góp phần vào quá trình hoàn thành mục tiêu dài hạn. 

Việc đặt ra mục tiêu dài hạn và ngắn hạn sẽ giúp bạn định hướng tương lai cũng như những việc cần làm để hoàn thành định hướng đó. Điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian của bản thân một cách khoa học, dễ dàng hơn.

Chia sẻ công việc

Nếu bạn cảm thấy bạn có quá nhiều việc để làm nhưng lại không đủ khả năng cũng như thời gian để hoàn thành chúng. Bạn có thể nhờ tới sự trợ giúp từ những người xung quanh, có thể là bạn bè hay đồng nghiệp. Chắc chắn kết quả đạt được sẽ tốt hơn rất nhiều.

Ngăn chặn sự trì hoãn

Trì hoãn là một trong những thói quen xấu bạn cần phải loại bỏ khi làm việc. Nó không chỉ khiến bạn lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết mà còn dẫn đến tình trạng mất tập trung. Lúc này, hiệu quả công việc sẽ giảm sút và khó có thể hoàn thành được kế hoạch đã đề ra. Vì vậy hãy sử dụng quỹ thời gian một cách hợp lý, bắt tay vào làm việc ngay sau khi có kế hoạch cụ thể.

Biết cách phân loại công việc

Bạn hãy hệ thống lại tất cả những công việc cần làm, từ đó sắp xếp chúng vào chung một nhóm để có thể hoàn thành nhanh chóng hơn. Khi biết cách phân loại công việc, bạn sẽ quản lý thời hạn và nhiệm vụ cần làm một cách dễ dàng hơn. Đồng thời điều này cũng giúp bạn giảm bớt áp lực trong công việc và kiểm soát thời gian của bản thân tốt hơn.

Quản lý công việc bằng các ứng dụng

Những ứng dụng quản lý công việc sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình quản lý thời gian của bản thân. Chúng sẽ giúp bạn biết được nhiệm vụ nào cần ưu tiên hoàn thành, tránh được việc bỏ sót công việc. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng quản lý và sắp xếp thời gian của bản thân hơn. 

Sử dụng phương pháp 4D hoặc Eisenhower box

1. Phương pháp 4D

4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:

• Do – hãy thực hiện ngay những công việc quan trọng, cấp thiết
• Dump – loại bỏ những công việc không quan trọng để tiết kiệm thời gian
• Delegate – hãy giao công việc cho người có khả năng hơn
• Defer – nếu không thể thực hiện công việc đó ngay, hãy ghi chú lại và xác định thời gian cụ thể sẽ làm việc đó.

2. Phương pháp Eisenhower box

Eisenhower - Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ là người có khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc trong nhiều tuần, nhiều tháng, thậm chí là nhiều thập kỷ. Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) là chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông. 

Áp dụng phương pháp của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những công việc và nhiệm vụ bạn cần làm, kể cả điều không quan trọng và làm lãng phí thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó, hãy sắp xếp các hoạt động dựa trên mức độ quan trọng và tính cấp bách của chúng

• Cấp bách và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không cấp bách (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Cấp bách nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không cấp bách cũng không quan trọng (nhiệm vụ cần được loại bỏ).

Từ đó bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch cho từng công việc và hoàn thành đúng thời hạn.

Kết bài

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sống cần thiết cho cuộc sống hàng ngày của mỗi cá nhân. Money24h hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có thêm kiến thức cũng như những phương pháp để quản lý thời gian của bản thân tốt hơn.