Tổng quan về kỹ năng tư duy hệ thống trong lãnh đạo và quản lý

Tư duy hệ thống là một khái niệm ngày càng được nhiều người nhắc tới, nhất là trong môi trường làm việc. Đây là một kỹ năng sống cần thiết bởi nó giúp mọi người đối mặt với những áp lực trong công việc và đời sống. Đặc biệt, nếu bạn là người lãnh đạo hoặc đang có mong muốn trở thành lãnh đạo thì đây là kỹ năng nhất định phải tìm hiểu. Vậy khái niệm tư duy hệ thống là gì? Kỹ năng này có lợi ích và ý nghĩa như thế nào trong lãnh đạo và quản lý? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của Money24h để tìm hiểu rõ hơn.

>> Xem thêm: Tư duy là gì? Khái niệm, vai trò và đặc điểm nổi bật nhất của tư duy

Tìm hiểu chung về tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống là gì?

Tư duy hệ thống (Systems thinking) là quan điểm nhìn nhận thế giới một cách khách quan ở thể thống nhất. Trong cái tổng thể đó, tất cả các đơn vị, yếu tố cấu thành, các hiện tượng cơ bản sinh ra từ chúng đều có mối liên hệ, tác động qua lại với nhau. Nói đơn giản hơn, tư duy hệ thống sẽ giúp con người nhìn nhận rõ hơn về thực tế, đem lại cho bạn những ngôn ngữ, tiếng nói và viễn cảnh mới. 

Các thành phần cơ bản của tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống bao gồm bốn thành phần cơ bản:

Tư duy theo mô hình 

Tư duy hệ thống đòi hỏi khả năng xây dựng và phát triển theo mô hình hóa. Điểm mấu chốt của tư duy theo mô hình là chọn ra được một dạng biểu diễn thích hợp (như biểu đồ chu trình nhân quả, phương trình. v.v). 

Tư duy theo tương quan 

Đây là một cách tư duy có tính tới các hậu quả gián tiếp, chu trình phản hồi và việc phát triển của các cấu trúc qua thời gian. Thành phần này cũng đòi hỏi cách biểu diễn thích hợp, trong đó biểu đồ chu trình nhân quả là công cụ đơn giản nhất và linh hoạt nhất để ghi lại các vấn đề tương quan. 

Tư duy động 

Tư duy theo các tiến trình động (trễ, chu trình phản hồi, dao động) được gọi là tư duy động. Quá trình quan sát theo tư duy động giúp các mọi người có kỹ năng lãnh đạo nhìn trước được sự phát triển tương lai để đưa ra quyết định sáng suốt. 

Chỉ đạo hệ thống 

Tư duy hệ thống được vận dụng để chuyển hóa thành các quyết định cụ thể, dẫn dắt hoạt động của tổ chức tạo ra kết quả trong thực tế.

Đặc điểm nổi bật của tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống có ba đặc điểm chính, đó là:

Tính đa chiều

Khi gặp một vấn đề nào đó, bạn thường chỉ tập trung giải quyết vấn đề thay vì tìm hiểu nguyên nhân thật sự và cách phòng tránh. Tuy nhiên, nếu bạn áp dụng phương pháp tư duy hệ thống thì sẽ tìm ra được cả vấn đề cốt lõi và cả cách hạn chế được những sự việc tương tự trong tương lai. 

Cách nhìn tổng thể

Đặc điểm chủ yếu nhất của tư duy hệ thống là cách nhìn toàn thể nhưng vẫn thấy được những thuộc tính vượt trội của hệ thống. Tư duy hệ thống nhấn mạnh vào vai trò của mối tương hỗ và nhấn mạnh vào cái toàn thể hơn là các bộ phận. Đồng thời, nó cũng nhấn mạnh tới vòng phản hồi thay vì mối quan hệ nhân quả tuyến tính. 

Tính có mục tiêu 

Tư duy hệ thống đã tạo ra một số lượng lớn các mục tiêu để bạn mô tả, xây dựng và điều khiển hệ thống. Nó bao gồm các nền tảng tiền đề của chiến lược, tổ chức, các chính sách và phương pháp quản trị nhân lực, văn hóa doanh nghiệp.

Tóm lại, tư duy hệ thống là cách nhìn tổng thể, có tính đa chiều và tính có mục tiêu. Trong đó, đặc điểm chủ yếu của tư duy hệ thống là cái nhìn toàn thể. 

Lợi ích và ý nghĩa của tư duy hệ thống trong công việc quản trị

Việc tích hợp các nguyên tắc tư duy hệ thống vào quản trị đem lại 4 lợi ích lớn cụ thể như sau:

Học nhanh và hiểu một cách tổng thể

Tư duy hệ thống cho phép nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể từ đó rút ra những mối quan hệ, tương quan giữa các thành phần. Giả sử, bạn đang đứng trong rừng, thì chỉ thấy được vài cái cây trước mắt, muốn thấy cả khu rừng bạn cần góc nhìn bao quát như từ trên cao xuống. Tư duy hệ thống chính là khuyến khích chúng ta thấy cả rừng cây chứ không chỉ từng cái cây. 

Tác động nhanh: Giải quyết vấn đề hiệu quả

Khó khăn khi giải quyết vấn đề thường xuất phát từ việc chúng không xảy ra một cách riêng lẻ mà luôn có mối quan hệ với nhau. Phương pháp tư duy hệ thống giúp cung cấp giá trị thực và tránh tạo ra nhiều hậu quả không mong muốn.

Thích ứng nhanh để xác định những kiểu hành vi

Tư duy hệ thống là một cách tiếp cận mạnh mẽ để hiểu được lý do tại sao các tình huống lại như vậy và làm thế nào để cải thiện kết quả. Thích ứng nhanh rất quan trọng trong việc nhận biết sự tiến triển của một tình huống và xác định các kiểu hành vi theo thời gian.

Đổi mới nhanh chóng và hạn chế “thổi phồng”

Tư duy hệ thống giúp loại bỏ những thứ không cần thiết trong công việc quản trị. Mỗi chức năng hoặc thủ tục không cần thiết sẽ thêm một lớp phức tạp khiến bạn tốn kém tiền bạc và thời gian. Người có tư duy hệ thống sẽ nhanh chóng biết cách đổi mới chính sách và thực thi nó một cách nhất quán. Điều này góp phần giảm thiểu các vấn đề phức tạp phát sinh ngày càng nhiều.

5 giai đoạn rèn luyện tư duy hệ thống

Như chia sẻ ở trên, tư duy hệ thống có lợi ích quan trọng trong công việc quản trị và trong các tình huống thực tế phức tạp. Vậy nên, bạn cần phải rèn luyện và phát triển nó thường xuyên. Sau đây là 5 giai đoạn chính để rèn luyện tư duy hệ thống:

1. Cấu trúc hóa vấn đề
2. Hình thành giả thiết động hay lý thuyết về nguyên nhân của vấn đề
3. Xây dựng mô hình mô phỏng để kiểm tra giả thiết
4. Lập kế hoạch và thử nghiệm mô hình
5. Thiết kế và thẩm định các chính sách để cải tiến khả năng thực hiện.

Các giai đoạn này tuân theo một quy trình với nhiều bước. Tuy nhiên, việc rèn luyện tư duy hệ thống không phải lúc nào cũng yêu cầu thực hiện tất cả các giai đoạn, tất cả các bước. Bạn có thể coi các giai đoạn này là các gợi ý rồi từ đó tùy chỉnh dựa theo mức độ phức tạp của vấn đề.

Câu chuyện “thầy bói xem voi” và vấn đề tư duy hệ thống trong quản trị

“Thầy bói xem voi” là câu truyện ngụ ngôn quen thuộc mà có lẽ ai cũng biết. Bên cạnh ý nghĩa răn dạy về “sự học” của ông cha xưa, câu chuyện này còn chứa đựng bài học về tư duy hệ thống đáng để các nhà quản trị suy nghĩ. Lý do mỗi thầy bói mù có mỗi cảm nhận riêng về con voi là vì họ sờ vào một bộ phận khác nhau. Tuy rằng, các thầy bói đều nói đúng sự thật nhưng đó không phải là cách miêu tả chính xác về con voi. Bởi vì góc nhìn của họ không bao quát và không mang tính tổng thể.

Liên hệ đến quản trị, mỗi thành viên trong cùng một tổ chức sẽ theo đuổi những góc nhìn khác nhau mà có thể chưa chạm tới toàn bộ sự thật của hệ thống. Đôi lúc, những bất đồng xảy ra chỉ đơn thuần là việc các cá nhân nhìn nhận sự việc ở các khía cạnh khác nhau. Mỗi một vấn đề trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp đều nằm trong một thể tổng quát, vì vậy cần phải đặt nó trong hệ thống để xem xét. Có như vậy mới giải quyết vấn đề được tận gốc rễ và tránh được những hậu quả không đáng có. Tư duy hệ thống sẽ giúp các cá nhân tương tác với nhiều thành phần khác trong hệ thống để phục vụ mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Tóm lại, tư duy hệ thống là chìa khóa đưa các chủ doanh nghiệp thoát khỏi lối mòn kinh doanh đơn lẻ, ngắn hạn để vận hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nguồn lực hơn. Ngoài ra, tư duy hệ thống còn thúc đẩy các doanh nghiệp Việt Nam bắt kịp xu hướng của thế giới, vượt qua những thách thức, tận dụng được các cơ hội.

Ví dụ vận dụng tư duy hệ thống trong hoạt động kinh doanh

Năm 2001, Apple phát hành iPod và đạt được thành công ngoạn mục với doanh số đã vượt quá 20 triệu chiếc (năm 2005). Để cạnh tranh với sản phẩm của Apple, Microsoft đã phát hành máy nghe nhạc cá nhân Zune vào năm 2006. Tuy nhiên, Zune lại không có được sự thân thiện với người dùng và tính thẩm mỹ như của iPod. 

Để làm nên thành công của iPod, một hệ thống phải được phát triển để giúp người dùng dễ dàng tải nhạc từ Internet. Nó có một trang web hạng nhất với giao diện dễ sử dụng để mua, tải bài hát về máy tính. Điều này chứng minh, iPod không phải là một sản phẩm độc lập. Thay vào đó, nó là một phần của hệ thống giải trí cá nhân. Hệ thống này bao gồm bản thân iPod, cá nhân đang nghe, các bài hát, việc tải và lưu trữ bài hát, môi trường và các hoạt động trong khi nghe (chạy bộ, học tập, thư giãn, lái xe, v.v.).

Qua đó cho thấy, Apple đã vận dụng tư duy hệ thống trong hoạt động sản xuất iPod. Trong kinh doanh, sản phẩm không hẳn là một thứ độc lập, mà thay vào đó chỉ là một thành phần của hệ thống trải nghiệm người dùng. Trong khi các nhà sản xuất Sony, Tascam, Microsoft, Diamond cấu trúc công ty của họ để hỗ trợ thiết bị mà họ sản xuất, thì Apple lại cấu trúc công ty để hỗ trợ người dùng. Điều này đã mang tới sự thành công cho Apple.

Bài viết trên, Money24h đã chia sẻ những thông tin về kỹ năng tư duy hệ thống. Hy vọng các bạn đã nắm được khái niệm về tư duy hệ thống cũng như hiểu về lợi ích và đặc điểm của nó. Rèn luyện kỹ năng tư duy hệ thống tốt sẽ khiến bạn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi có khả năng chu toàn công việc tối ưu nhất. Hãy vận dụng tư duy hệ thống vào quá trình vận hành và phát triển để bắt kịp xu hưởng và tận dụng được các cơ hội trong một thời đại chuyển đổi mạnh mẽ như hiện nay.