Cách lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc đúng luật, đơn giản

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) bao gồm quá trình tham gia BHXH của NLĐ, nhờ vào cuốn sổ nhỏ này mà giúp cho người lao động (NLĐ) có đủ căn cứ để đề nghị hưởng được các chế độ BHXH sau khi nghỉ việc. Do đó, khi nghỉ việc thì điều quan tâm nhất của NLĐ chính là cách lấy sổ bảo hiểm xã hội. Hãy để Money24h hướng dẫn bạn cụ thể các cách lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nhỉ việc qua bài viết sau nhé!.

Sổ bảo hiểm xã hội dùng để làm gì?

Theo Điều 96 của Luật BHXH năm 2014 đã nêu rõ  “Sổ BHXH được cấp cho từng người lao động để theo dõi quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH. Và cũng được xem là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH được quy định trong Luật này”.

Căn cứ vào nội dung trên có thể thấy được sổ BHXH là loại sổ dùng để ghi chép chi tiết toàn bộ quá trình tham gia, hưởng các chế độ BHXH. Những thông tin quan trọng trong sổ gồm họ tên người tham gia, số CMND/ CCCD/ hộ chiếu, thời gian đóng BHXH,... sẽ là cơ sở để cơ quan BHXH đối chiếu và giải quyết các chế độ quy định khi tham gia BHXH.

Mỗi cá nhân khi tham gia BHXH (bao gồm cả BHXH Bắt buộc và BHXH Tự nguyện) thì đều được cấp sổ BHXH với một mã số BHXH (mã định danh) duy nhất trong suốt quá trình tham gia BHXH của bản thân. Do đó, khi sổ BHXH bị mất hoặc hỏng thì người tham gia cần phải thông báo cho cơ quan BHXH – nơi bạn đang tham gia BHXH để được cấp lại. Thời gian giải quyết cấp mất, hỏng sổ BHXH sẽ không quá 10 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

>>>Xem thêm: Bảo hiểm sinh kỳ là gì? Những điều cần lưu ý trước khi mua

Tại sao phải lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc?

Khi nghỉ việc, NLĐ có thói quen lấy lại sổ BHXH của bản thân đang được đơn vị cất giữ bởi nhiều lý do sau:

• Là giấy tờ cần thiết để cơ quan bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) đối chiếu và hoàn tất hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp cho NLĐ để giải quyết khó khăn tài chính khi họ chưa tìm được việc làm sau khi nghỉ việc.
• Dùng để theo dõi việc quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH của bản thân để khiếu nại kịp thời khi có sai sót.
• Là cơ sở để xét duyệt và giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật BHXH 2014.
• Là tài liệu quan trọng trong nhiều hồ sơ thủ tục hành chính.

Vì tất cả các lý do trên, bạn cần lấy lại sổ BHXH khi nghỉ việc tại công ty cũ để đảm bảo quyền lợi cho bản thân cũng như cung cấp thông tin cần thiết để thuận tiện cho việc báo tăng lao động tại công ty mới.

Các bước lấy sổ bảo hiểm xã hội đơn giản

Trường hợp Hợp đồng lao động còn hiệu lực

Khi hợp đồng lao động (HĐLĐ) vẫn còn hiệu lực và NLĐ muốn nghỉ việc, thì trước đó NLĐ có nghĩa vụ thông báo với người sử dụng lao động để có sự sắp xếp nhân lực thay thế ổn thỏa, tránh ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty. Theo đó:

Phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc khi:

• NLĐ đang trong thời gian thử việc;
• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc theo như thỏa thuận trong HĐLĐ;
• Không được trả lương đầy đủ hoặc đúng hạn theo thỏa thuận ban đầu;
• Bị ngược đãi, quấy rối tình dục hoặc cưỡng bức lao động;
• Bản thân NLĐ bị ốm đau, tai nạn đã điều trị 90 ngày liên tiếp đối với HĐLĐ xác định thời hạn và ¼ thời hạn hợp đồng đối với HĐ mùa vụ dưới 12 tháng mà khả năng lao động vẫn chưa thể hồi phục;
• Bản thân, gia đình có hoàn cảnh khó khăn không thể tiếp tục công việc;
• Được bầu hoặc bổ nhiệm làm việc ở cơ quan dân cử, bộ máy Nhà nước mà đang làm việc theo hợp đồng mùa vụ có thời hạn dưới 12 tháng;
• Lao động nữ mang thai và buộc phải nghỉ việc theo chỉ định của bác sĩ;

Ít nhất 30 ngày với HĐLĐ xác định thời hạn;

Ít nhất 45 ngày với HĐLĐ không xác định thời hạn;

Theo chỉ định của bác sĩ khi lao động nữ mang thai phải nghỉ việc.

Như vậy, nếu NLĐ chấm dứt HĐLĐ trước thời hạn mà không thuộc một trong các lý do đã đề cập phía trên và không tuân thủ thông báo trước cho người sử dụng lao động đúng thời hạn  thì bị coi là tự ý nghỉ việc. Và nhiều NLĐ sẽ thắc mắc rằng liệu có lấy được sổ BHXH khi tự ý nghỉ việc hoặc nghỉ ngang hay không?

Làm thế nào để lấy sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ ngang

Theo Khoản 3 Điều 48 của Bộ Luật lao động năm 2019 đã nêu rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt HĐLĐ như sau “Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN cũng như hoàn trả lại sổ BHXH và bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động”. Bên cạnh đó, thì Khoản 5 Điều 21 của Luật BHXH năm 2014 cũng quy định như sau “Phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ, xác nhận thời gian tham gia BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo đúng quy định của pháp luật”.

Căn cứ vào 2 điều khoản trên, có thể thấy rằng, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động với sự phối hợp của cơ quan BHXH. Vì vậy, NLĐ không thể tự mình làm thủ tục chốt sổ BHXH được.

Và cũng theo Điều 40 của Bộ Luật lao động năm 2019 quy định nghĩa vụ của NLĐ khi tự ý đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật, cụ thể như sau:

• Không được trợ cấp thôi việc.
• Phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.
• Phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này.

Như vậy, căn cứ vào nội dung của các bộ luật đã được nêu trên, thì khi người lao động nghỉ việc (bao gồm cả trường hợp đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật hay nghỉ ngang), người sử dụng lao động dù không chốt quá trình đóng BHXH mà người lao động tham gia tại đơn vị này. Thì vẫn phải có trách nhiệm hoàn trả lại bản chính sổ BHXH cho người lao động.

Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi của mình  thì người lao động vẫn nên hoàn thành trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ của mình đối với người sử dụng lao động. Và khi người lao động đã hoàn thành nghĩa vụ của mình nhưng người sử dụng lao động vẫn không có ý muốn trả lại sổ BHXH cho người lao động. Thì người lao động hãy áp dụng ngay những cách lấy sổ bảo hiểm xã hội sau.

Lấy sổ bảo hiểm xã hội sau khi nghỉ việc

Cách 1: NLĐ tự làm thủ tục cấp mất tại cơ quan BHXH

Đây được xem là cách lấy sổ bảo hiểm xã hội đơn giản và nhanh chóng nhất, có thể áp dụng ngay cả khi NLĐ tự ý đơn phương chấm dứt HĐLĐ khi vẫn còn hiệu lực. Tuy nhiên, việc cấp mất sổ BHXH này sẽ không bao gồm thủ tục chốt sổ BHXH cho NLĐ.

Theo Khoản 1 Điều 27 của Quyết định số 595/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành ngày 14/4/2017 về “Quy trình thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BH TNLĐ - BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT” đã quy định như sau:

“1.1. Thành phần hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”

Theo Khoản 1 Điều 31 của Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định các trường hợp cấp lại sổ BHXH sau khi đã kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 đã đề cập ở trên thì nộp hồ sơ như sau:

Người lao động nộp cho đơn vị nơi NLĐ đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.

Người đang bảo lưu thời gian tham gia BHXH thì nộp cho cơ quan BHXH.

Điều 29 của Quyết định này cũng quy định thời hạn cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng như sau: “…Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.”

Cách 2: Khiếu nại lên người có thẩm quyền

Nghị định 24/2018/NĐ-CP sẽ hướng dẫn trình tự thủ tục khiếu nại cụ thể cho bạn, bao gồm 2 bước sau:

• Khiếu nại lần đầu: Tới người sử dụng lao động.
• Khiếu nại lần thứ hai: Tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tại nơi đặt trụ sở chính của công ty.

Nếu không được giải quyết trong thời hạn quy định hoặc người lao động không đồng ý với cách giải quyết của đơn vị hay người sử dụng lao động, thì khi đó người lao động có thể tiến hành  khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện theo thủ tục tố tụng dân sự tại Tòa án nơi đặt trụ sở chính của công ty.

Cách 3: Khởi kiện tại Tòa án

Căn cứ Khoản 1 Điều 188 của Bộ luật lao động năm 2019, những tranh chấp có liên quan đến BHXH, NLĐ có thể trực tiếp khởi kiện tại Tòa án địa phương - nơi NLĐ đang sinh sống, mà không cần hòa giải.

Trong tường hợp này, NLĐ có thể trực tiếp đến Tòa án nhân dân cấp huyện nơi đặt trụ sở chính của công ty để yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện việc chốt quá trình tham gia BHXH tại công ty và hoàn trả lại sổ BHXH cho bản thân.

Việc khởi kiện tại Tòa án được coi là cách lấy sổ bảo hiểm xã hội rắc rối nhất vì sẽ khiến cả người lao động lẫn người sử dụng lao động tốn kém thời gian và tiền bạn. Do đó, bạn chỉ nên sử dụng cách này khi cả 2 cách trên đều không có hiệu quả.

Trường hợp chấm dứt Hợp đồng lao động

Trong trường hợp NLĐ chấm dứt HĐLĐ theo đúng như quy định, thì căn cứ theo Khoản 1 Điều 48 của Bộ luật lao động 2019 quy định về thời gian để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình khi chấm dứt hợp đồng như sau:

“Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày…”

Như vậy, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt và trả sổ BHXH cho người lao động trong thời gian nhanh nhất là 14 ngày và chậm nhất là 30 ngày nếu như người lao động đã thực hiện đúng trình tự xin nghỉ việc và hoàn thành hết nghĩa vụ của mình đối với công ty.

Việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động sau khi chấm dứt HĐLĐ theo đúng quy định. Và trong trường hợp người sử dụng lao động vì bất kỳ lý do cá nhân nào mà từ chối hoặc cố tình không chốt sổ cho người lao động. Thì dựa theo Khoản 1 Điều 11 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định cụ thể mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi không “Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN cũng như hoàn trả lại sổ BHXH và bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động” như sau:

• Phạt tiền từ 1 - 2 triệu đồng: Vi phạm từ 1 đến 10 người lao động;
• Phạt tiền từ 2 - 5 triệu đồng: Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động;
• Phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng: Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động;
• Phạt tiền từ 10 - 15 triệu đồng: Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động;
• Phạt tiền từ 15 - 20 triệu đồng: Vi phạm từ 300 người lao động trở lên.

Ngoài ra, theo khoản 4 Điều 40 của Nghị định này cũng quy định trường hợp người sử dụng lao động không trả sổ BHXH cho người lao động sẽ có nguy cơ bị phạt tiền từ 2 đến 4 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động và mức phạt tối đa không quá 75 triệu đồng. Do đó, để tránh bị phạt tiền thì người sử dụng lao động nên hoàn thành đúng nghĩa vụ của mình sau khi chấm dứt HĐLĐ.

Nghỉ việc nhiều năm có được lấy sổ bảo hiểm không?

Theo luật hiện hành, người lao động sẽ tự bảo quản sổ BHXH của mình sau khi được cấp (lúc trước do người sử dụng lao động giữ sổ). Tuy nhiên, có khá nhiều người lao động ở giai đoạn cũ đã nghỉ việc nhiều năm nhưng chưa lấy lại sổ bảo hiểm xã hội thì trường hợp này giải quyết như thế nào? Câu trả lời đơn giản là người lao động vẫn có thể lấy lại sổ bảo hiểm xã hội, bạn hãy cùng Money24h tìm hiểu nhé.

Tìm hiểu thêm: Nghỉ việc 2 năm có lấy được sổ bảo hiểm không?

1. Trường hợp công ty cũ vẫn còn hoạt động

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động, bạn có thể gửi yêu cầu tới công ty cũ chốt sổ và trả lại cho mình. Nếu công ty cũ không thực hiện đúng quy định của pháp luật, bạn có thể khởi kiện tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tại nơi đặt trụ sở chính của công ty hoặc Tòa án (như Money24h đã chia sẻ phía trên).

2. Trường hợp công ty cũ đã ngừng hoạt động

Nếu công ty cũ đã chốt sổ BHXH cho bạn, theo quy định tại Điều 27, Điều 29 và Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, bạn có thể làm hồ sơ (gồm tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT) nộp tại cơ quan BHXH đã tham gia để yêu cầu được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Sau đó bạn sẽ được cơ quan BHXH giải quyết không quá 10 ngày kể từ khi nộp hồ sơ.

Nếu công ty cũ chưa chốt sổ BHXH cho bạn, bạn cũng có thể liên hệ cơ quan BHXH đã tham gia để yêu cầu xác nhận thời gian tham gia BHXH đến thời điểm công ty đã đóng đủ BHXH. Sau khi thủ tục hoàn thành, công ty mới (công ty bạn đang làm việc) sẽ có nghĩa vụ đăng ký nhận sổ và tiếp tục đóng bảo hiểm cho bạn.

Hy vọng qua bài viết trên bạn đã biết cách lấy sổ bảo hiểm xã hội và lợi ích mà cuốn sổ này mang lại sau khi nghỉ việc. Và để đảm bảo quyền lợi của bản thân, bạn nên hòa giải và hoàn thành đúng nghĩa vụ của mình đối với công ty để nhờ đó mà công ty sẽ hỗ trợ chốt sổ BHXH để giúp bạn hưởng các chế độ đi kèm sau khi nghỉ việc. Đừng quên ghé thăm Money24H mỗi ngày để có nhiều kiến thức bổ ích về các chính sách mới và quyền lợi được hưởng từ chế độ BHXH nhé!.