Mẹo xử lý email hiệu quả

Hiện nay hầu như công việc nào cũng đòi hỏi việc giao tiếp qua email (cameraman, work from home, business analyst, graphic design, content creator, quản trị nhân sự,...) và bạn nhận email liên tục trong ngày. Nếu như bạn thấy email của mình luôn đầy và bạn không thể trả lời hết, hãy xem 10 mẹo mà Money24H đã tổng hợp dưới đây để giúp bạn quản lý "núi email" hiệu quả hơn nhé.

1. Am hiểu về phần mềm email bạn đang sử dụng

Nếu bạn dùng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, bạn cần nắm rõ email như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để qua đó việc quản lý email của bạn sẽ được hiệu quả hơn.

2. Tìm hiểu thêm về giá trị của email bạn gửi ra

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó lại gửi thêm email để giải thích về email trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gửi email và thay vào đó bạn nên dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: sự chính xác, sự rõ ràng, email nêu rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc. 

3. Lọc những email quan trọng

Bạn không nhất thiết bạn phải trả lời ngay lập tức khi có email gửi đến bạn. Hãy lọc những thông điệp quan trọng và ưu tiên những email đó để bạn không mất thời gian vào những email kém quan trọng hơn.

4. Đừng kiểm tra email quá thường xuyên

Đừng trở thành "nô lệ" của email. Cứ thấy email đến và trả lời, điều này sẽ làm giảm tính hiệu quả trong công việc mà bạn đang thực hiện. Bạn có thể dành ra 15 phút để kiểm tra email một lần và lên lịch kiểm tra khoảng vài lần trong ngày. Không nên đọc ngay khi email vừa tới. Đặc biệt không kiểm tra email vào buổi sáng sớm vì nếu vậy bạn sẽ chẳng tập trung làm gì được trong ngày.

5. Trả lời email đúng lúc

Trả lời email nhanh chóng sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác, tuy nhiên bạn cần phải cân đối công việc. Hãy theo nguyên tắc 2-2-2, tức là trong vòng 2 tiếng sau khi nhận được, bạn hãy trả lời email.

6. Học cách sử dụng tính năng "tìm kiếm"

Bạn có thể sắp xếp email theo từng folder rất cẩn thận, nhưng hãy tập sử dụng tính năng "Tìm kiếm" và bộ lọc quá trình xử lý công việc được nhanh chóng, thuận tiện hơn.

7. Xoá email rác

Ngoài email chính ra thì nhân tố làm đầy hộp thư của bạn còn là email rác. Bạn có thể chọn màu sắc để biết ai gửi đến bạn, và lọc từ "unsubscribe" để chặn email rác.

8. Follow up - Archive - Hold

Nếu muốn hộp thư trống thì bạn phải đẩy email ra ngoài, phân loại email để theo dõi hoặc lưu trữ (archive). Hãy tạo 3 thư mục với 3 tên này để xoá những email không cần thiết sau khi bạn đã đọc xong.

Có thể thấy rằng, nền kinh tế nước ta hiện nay đang có sự tăng trưởng vượt bậc. Theo đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp, công ty, khu công nghiệp lớn, vừa và nhỏ được hình thành nên do nhận được sự đầu tư từ các đơn vị cả trong lẫn ngoài nước. Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, việc tuyển dụng nhân lực đang được đẩy mạnh triển khai. Nhờ đó, bạn có thể tìm cho mình cơ hội việc làm một cách dễ dàng hơn ở đa dạng các ngành nghề, điển hình là tuyển dụng ngân hàng, unilever tuyển dụng, viettel tuyển dụng, ghn tuyển dụng, highland tuyển dụng,... Apply ngay!

Từ khóa liên quan: kế toán quản trị, biên tập viên, tuyển lái xe cho quý bà, vib tuyển dụng, home credit tuyển dụng, tgdd tuyển dụng, unilever tuyển dụng, phương trang tuyển dụng, futa express tuyển dụng, starbucks tuyển dụng, kidsplaza tuyển dụng, lg display tuyển dụng, techcombank tuyển dụng, vinamilk tuyển dụng, giaohangtietkiem tuyển dụng, pvcombank tuyển dụng, th true milk tuyển dụng, nestle tuyển dụng, chubb life tuyển dụng, intel tuyển dụng, fe credit tuyển dụng, hd saison tuyển dụng, anbinhbank tuyển dụng, ninjavan tuyển dụng, ninja van tuyển dụng, lalamove tuyển dụng,…