Mất sổ bảo hiểm xã hội, phải làm sao?

Tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm và nghĩa vụ của người lao động. Trong quá trình tham gia, người lao động sẽ được cấp sổ bảo hiểm xã hội. Vậy sổ bảo hiểm xã hội là gì? Có quan trọng không? Nếu không may làm mất sổ bảo hiểm xã hội thì có được cấp lại không? Hãy cùng Money24H tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây. >>>Xem thêm: Bảo hiểm sinh kỳ là gì? Những điều cần lưu ý trước khi mua

Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Trước khi tìm hiểu chi tiết về vấn đề mất sổ bảo hiểm xã hội, bạn nên nắm rõ sổ bảo hiểm xã hội là gì cũng như tầm quan trọng của sổ. Bảo hiểm xã hội là một trong những chính sách xã hội quan trọng của cơ quan Nhà nước, giúp đảm bảo hoặc chia sẻ rủi ro từ các quỹ Bảo hiểm xã hội nhằm mục đích bảo vệ người lao động khi họ mất khả năng làm việc. Những người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được hỗ trợ các quyền lợi trong trường hợp bị mất hoặc giảm thu nhập vì ốm đau, thai sản, tai nạn, bệnh nghề nghiệp, về hưu hoặc tử vọng. Và sổ bảo hiểm xã hội chính là giấy tờ chứng nhận, là cơ sở căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định pháp luật. Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ để giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Mỗi cá nhân sẽ chỉ được cấp duy nhất một sổ bảo hiểm xã hội. Đây cũng là mã định danh để xác nhận quá trình tham gia các loại bảo hiểm và chế độ quyền lợi được hưởng. Người lao động chỉ cần cung cấp mã số bảo hiểm này sẽ được hưởng các chính sách của bảo hiểm xã hội trên toàn quốc.

Những nội dung quan trọng bên trong sổ bảo hiểm xã hội

Vậy trong sổ bảo hiểm xã hội chứa những thông tin gì mà chúng ta không nên làm mất sổ bảo hiểm xã hội? Bên trong sổ bảo hiểm xã hội sẽ ghi đầy đủ các thông tin về người tham gia bảo hiểm về họ tên, nơi ở, các thông tin về thời gian làm việc, quá trình tham gia đóng và hưởng chính sách bảo hiểm xã hội,... Vì mỗi cá nhân chỉ được cấp duy nhất 1 sổ và cuốn sổ này sẽ là căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia. Do đó, sổ bảo hiểm xã hội có vai trọng rất quan trọng, bạn nên giữ kỹ sổ và tránh làm mất sổ bảo hiểm xã hội. Hiện nay, theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 của nước ta, người lao động sẽ có trách nhiệm giữ và tự bảo quản kỹ sổ bảo hiểm xã hội của mình. Nội dung này được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 như sau: Điều 18. Quyền của người lao động 2. Đ­ược cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Điều 19. Trách nhiệm của người lao động 3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội. Thế nhưng, dù người tham gia bảo hiểm được trực tiếp giữ sổ bảo hiểm xã hội, nhưng trên thực tế, do lo ngại về sự cố thất lạc trong quá trình tự bảo quản này, nên hầu như sổ bảo hiểm xã hội hiện tại đều do người sử dụng lao động (doanh nghiệp) giữ và bảo quản.

Mất sổ bảo hiểm xã hội, người tham gia chịu những rủi ro gì?

Vì sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ để cơ quan Bảo hiểm xã hội dựa vào đó để xác minh quá trình tham gia bảo hiểm và xét duyệt việc hưởng các chế độ Bảo hiểm xã hội, nên khi bạn làm mất sổ bảo hiểm xã hội, họ sẽ không có căn cứ xét duyệt. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến quá trình thừa hưởng quyền lợi của bạn. Khi không có sổ bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ không thể hưởng chế độ từ BHXH mà điển hình là tiền trợ cấp thất nghiệp. Bởi sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ cần thiết cho quá trình làm hồ sơ để nhận tiền trợ cấp. Chính vì vậy, bạn nên bảo quản sổ cẩn thận và nếu không may làm mất sổ bảo hiểm xã hội thì nhanh chóng chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại sổ mới.

Lấy lại sổ bảo hiểm xã hội khi mất như thế nào?

Những trường hợp được cấp lại sổ mới khi làm mất sổ bảo hiểm xã hội

Vì việc làm mất sổ bảo hiểm xã hội gây ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi của bạn, nên khi phát hiện mình đã làm mất hoặc làm hỏng sổ bảo hiểm xã hội thì bạn bắt buộc phải xin cấp lại sổ mới. Sau khi được cấp lại sổ mới thì bạn tiếp tục dùng sổ bảo hiểm xã hội mới này thực hiện các ghi chép, làm căn cứ để yêu cầu hưởng các chế độ từ bảo hiểm xã hội. Những trường hợp nào sẽ được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội mới đang là vấn đề mà khá nhiều khách hàng quan tâm. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội Việt Nam, căn cứ vào Khoản 2, Điều 46 Quyết định 595, hiện nay có 3 trường hợp mà người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp lại sổ mới:

• Cấp lại Sổ Bảo hiểm xã hội (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội) một lần còn thời gian đóng bảo hiểm tự nguyện chưa hưởng.
• Cấp lại bìa sổ Bảo hiểm xã hội các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
• Cấp lại tờ rời Sổ Bảo hiểm xã hội các trường hợp: mất sổ, hỏng sổ.

Các cơ quan chức năng sẽ tạo điều kiện giúp người lao động được cấp lại sổ mới khi không may làm mất sổ bảo hiểm xã hội hay làm hỏng sổ, để đảm bảo người dân sẽ được hưởng những quyền lợi chính đáng của mình.

Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Nếu bạn không may làm mất sổ bảo hiểm xã hội và là một trong ba trường hợp được cấp lại sổ bảo hiểm mới thì bạn cần chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xin cấp lại sổ. Các thủ tục cấp lại sổ đã được quy định rõ trong Điều 27 và Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH. Các thủ tục này sẽ có sự khác nhau tùy theo từng trường hợp:

1. Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng:

Hồ sơ cần thiết gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1. Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội:

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
• Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01) nếu là người tham gia.
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) nếu là đơn vị tham gia.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1. Ghi xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1 -TS); kèm theo (Mục 1, 2 Phụ lục 01).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1. Cấp lại, đổi thẻ BHYT

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
• Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
• Nếu là đơn vị tham gia thì gồm Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thời gian giải quyết cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

Thời gian giải quyết của quá trình cấp lại sổ khi làm hỏng, làm mất sổ bảo hiểm xã hội không quá:

• 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trong trường hợp điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ.
• 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trong trường hợp cấp lại sổ do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; mất, hỏng sổ; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội hoặc gộp sổ bảo hiểm xã hội.
• 45 ngày trong trường hợp cần xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc ở nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc.

Những điểm khác biệt của sổ được cấp lại với sổ cấp lần đầu

Theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH, sổ BHXH khi được cấp lại sẽ khác sổ ban đầu ở tiêu thức sửa đổi (nếu là sổ cấp lại do sai tiêu thức đó) và có một số yếu tố phân biệt như sau:

• Nội dung in trên bìa sổ (trang 1) của sổ cấp lại ở phía dưới dòng ghi “số sổ” sẽ có thêm dòng chữ “Cấp lần…”
• Ở sổ cấp lại các thông tin về ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc thay đổi số sổ thì trên sổ cấp lại sẽ in theo nội dung mới nếu là cấp lại sổ do sai các thông tin này.
• Nội dung in trong tờ rời sổ: được in và lưu lại các thông tin phục vụ cho việc tính bảo hiểm xã hội trong tương lai.

Việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội sẽ không gây ảnh hưởng tới bất cứ quyền lợi nào của những người tham gia. Sổ bảo hiểm xã hội có vai trò rất quan trọng, là căn cứ để hưởng chế độ từ Bảo hiểm xã hội của bạn. Vì thế, bạn nên giữ kỹ và không nên làm mất sổ bảo hiểm xã hội của mình. Nếu không may làm mất, hãy thực hiện ngay các thủ tục phía trên để xin cấp lại sổ.