7 Kỹ năng đặt câu hỏi thông minh khi giao tiếp

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những bí quyết để giao tiếp thành công. Tuy nhiên, một số người thường hỏi rất nhiều nhưng đôi khi lại không ý thức được câu hỏi của mình có tác dụng gì. Chỉ những ai sở hữu kỹ năng đặt câu hỏi thông minh thì mới đạt được mục đích nhanh chóng và hiệu quả hơn trong giao tiếp. Vì sao cần có kỹ năng đặt câu hỏi? Làm thế nào để đặt được câu hỏi đúng trong giao tiếp? Hãy cùng Money24h đi tìm câu trả lời trong bài viết sau.

>> Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe là gì? Cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Vì sao một người nên có kỹ năng đặt câu hỏi?

Kỹ năng đặt câu hỏi có phạm vi áp dụng rộng rãi trong của cuộc sống, từ học tập, vui chơi cho đến công việc, v.v. Kỹ năng này sẽ hỗ trợ bạn khám phá, thu thập thông tin, nắm bắt kỳ vọng của đối phương trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. 

Đặc biệt trong công việc, những người sở hữu kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả đều có khả năng phát hiện sớm những khía cạnh phức tạp, chủ chốt của sự việc. Từ đó họ có thể nâng cao khả năng nhận định, đáp ứng nhanh và chất lượng nhiệm vụ công việc. Chính vì vậy, cơ hội thăng tiến của những người có kỹ năng đặt câu hỏi thường cao hơn những đồng nghiệp khác.

Đây cũng là một kỹ năng sẽ hỗ trợ mỗi người suốt cuộc đời của họ. Từ nhà trường đến nhà tuyển dụng đều mong muốn sở hữu những người có kỹ năng hỏi tốt. Vậy nên bạn cần phải rèn luyện để trang bị cho mình kỹ năng đặt câu hỏi.

Các dạng câu hỏi và ví dụ về kỹ năng đặt câu hỏi

Câu hỏi có thể được phân loại thành nhiều loại. Hơn nữa, tùy từng ngữ cảnh, trong giao tiếp, đàm phán hay tham vấn, mà cách đặt câu hỏi, loại câu hỏi cũng được vận dụng linh hoạt. Dưới đây là 6 dạng câu hỏi phổ biến mà bạn có thể áp dụng trong giao tiếp.

Câu hỏi mở, biết thêm thông tin

Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng cụm từ “cái gì”, “tại sao” hay “bằng cách nào” nhằm hướng đến câu trả lời dài hơn. Đặt câu hỏi mở sẽ giúp người hỏi thu thập thêm thông tin, kiến thức hay quan điểm, cảm xúc của người trả lời. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ "Bạn hãy kể với tôi….” hay "Hãy diễn giải....” để đặt câu hỏi mở. Ví dụ: Bạn hãy kể cho tôi nghe chuyện gì xảy ra sau đó? Hãy diễn giải quá trình một cách chi tiết hơn? Tại sao bạn lại lựa chọn phương án này?

Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi ngắn gọn và thường nhận được câu trả lời là “Có” hoặc “Không”. Trong một vài trường hợp đặc biệt, bạn nên dùng dạng câu hỏi này để thăm dò thông tin hoặc để kết thúc một cuộc trò chuyện và lấy ý kiến biểu quyết của mọi người. Bạn nên biết kỹ năng đặt câu hỏi đóng để không chỉ nhận lại câu trả lời một từ mà có thể biết thêm về một sự vật, sự việc cụ thể như tên người, địa điểm hoặc mốc thời gian nào đó. 

Ví dụ, khi hỏi "Bạn có nhà không?” thì bạn chỉ nhận được câu trả lời có hoặc không. Còn nếu bạn hỏi "Bạn sống ở đâu?” thì câu trả lời sẽ có địa chỉ cụ thể hoặc địa điểm nào đó.

Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ không thật sự được dùng để thu thập câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi. Đây là dạng câu hỏi đặc biệt nhất vì nó chủ yếu để biểu đạt ý kiến, cảm xúc của người nói cho mọi người biết. Vậy nên, câu hỏi tu từ được áp dụng nhiều trong kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp để giúp không khí cởi mở và thoải mái hơn. 

Ngoài ra, người ta sử dụng câu hỏi tu từ còn muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện. Ví dụ: Quá sức tuyệt vời nhỉ? Chị có thích cách sử dụng chữ làm nổi bật màu sắc trong bức ảnh không? Bạn có muốn có một cái giống như vậy cho chiếc xe của mình không? Người ta phối màu trong bức tranh này rất tuyệt nhỉ? 

Sử dụng câu hỏi thăm dò - 5WH trong kỹ năng đặt câu hỏi

Dạng câu hỏi thăm dò thường được áp dụng nhiều vào kỹ năng đặt câu hỏi để tìm kiếm thông tin và những nhu cầu mà người nghe đang mong muốn. Câu hỏi này sẽ giúp người hỏi khai thác sâu thông tin khi người được hỏi đang cố gắng tránh né hoặc để làm rõ được những điều còn nghi vấn. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng câu hỏi thăm dò một cách cẩn thận tránh hỏi quá sâu gây tổn hại đến lợi ích của người khác. 

Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, bạn nên sử dụng công thức "5WH".  Công thức bao gồm 5 câu hỏi: What? (Cái gì?), Where? (Ở đâu?), When? (Khi nào?), Why? (Tại sao?), Who? (Ai?).

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng từ “chính xác” trong câu hỏi thăm dò để tìm được thông tin nhiều hơn. Ví dụ như “Chính xác là ai sẽ phụ trách dự án lần này?", “Chính xác là bạn có ý gì khi sử dụng nói về chủ đề này?”.

Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt hướng người khác trả lời theo mong muốn nhưng vẫn làm cho họ có cảm giác được quyền chọn. Khi đặt câu hỏi này, người nói thường kèm theo các giả định, một lời kêu gọi sự đồng ý hoặc cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án. 

Ví dụ:

• Câu hỏi dẫn dắt kèm giả định: "Anh nghĩ dự án đó trễ bao lâu?”. Câu hỏi này đặt ra dựa trên giả định “dự án này sẽ không hoàn thành đúng hạn”. 

• Chị H rất có năng lực, bạn cũng nghĩ thế chứ? Đặt câu hỏi mang tính cá nhân này để đạt được sự đồng thuận với ý kiến “H có năng lực”. 

• Bạn chọn phương án A hay B? Câu hỏi nhằm mục đích để người trả lời lựa chọn một trong hai phương án bạn đã đưa ra. 

Câu hỏi "hình nón"

Kỹ năng đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm, chi tiết trong mỗi câu trả lời theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này thường được sử dụng phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng. Bằng cách đó, nhân viên điều tra sẽ dễ dàng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. 

Ví dụ những câu hỏi: Chứng kiến bao nhiêu người tham gia vào trận đánh nhau, nam hay nữ, độ tuổi khoảng bao nhiêu, trang phục có gì đặc biệt, v.v

Kỹ năng giúp bạn có cách đặt câu hỏi thông minh trong giao tiếp tốt

Để đặt được những câu hỏi thông minh, bạn cần rèn luyện những kỹ năng sau:

Sử dụng đúng từ ngữ, câu có chủ ngữ, vị ngữ

Sử dụng ngôn từ trong một câu hỏi tốt là trong câu phải có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ. Câu hỏi cần đúng ngữ pháp, không sử dụng các từ lóng, từ ngữ địa phương, từ ngữ chuyên ngành quá khó hiểu. Ngoài ra, bạn hãy thể hiện sự tôn trọng bằng cách chú ý đến từ ngữ bạn đang sử dụng và không nên sử dụng những câu hỏi quá ngắn, không có chủ ngữ. Ví dụ với bạn bè thì sử dụng từ ngữ thân mật, gần gũi nhưng với cấp trên thì bạn cần sử dụng câu đầy đủ chủ - vị và từ ngữ khiêm tốn, lịch sự. Bạn cũng có thể tự học qua các câu hỏi của người khác để áp dụng vào cuộc sống.

Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với đối phương để đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng đặt câu hỏi tốt. Xác định rõ mối quan hệ thì bạn mới tìm được đại từ nhân xưng cũng như sử dụng câu từ giao tiếp phù hợp. 

Đặt câu hỏi đúng trọng tâm, đơn giản

Biết hỏi đúng trọng tâm sẽ có tác dụng rất lớn đối với thành công của bạn trong cuộc sống, công việc lẫn đàm phán kinh doanh. Đặt câu hỏi sai là đồng nghĩa với việc bạn không nhận được câu trả lời cũng như không thu được những thông tin có ích. 

Để có được câu trả lời rõ ràng, hãy sử dụng các câu hỏi ngắn, đơn giản và mỗi câu hỏi chỉ để khai thác một thông tin duy nhất. Nếu bạn thực sự muốn biết thêm điều khác, hãy đặt một câu hỏi tiếp theo.

Giao tiếp với sự tự tin 

Bạn nên thể hiện sự tự tin với người đối diện để câu hỏi của bạn nhận được sự tôn trọng và họ sẵn sàng cung cấp thông tin bạn cần. Tự tin giao tiếp, đặt câu hỏi cho thấy rằng bạn đang tích cực với cuộc trò chuyện. Đồng thời, điều này cũng thể hiện bạn có một nền tảng vững chắc về chủ đề đang giao tiếp.

Hỏi lịch sự, tạo cho người đối diện thoải mái

Đặt được câu hỏi khéo léo, lịch sự cũng là cả một nghệ thuật. Bạn đừng cố vặn hỏi và đừng hỏi những câu sẽ khiến người trả lời khó chịu. Vậy nên, hãy lịch sự đưa ra câu hỏi và suy nghĩ kỹ về câu hỏi đó để đảm bảo rằng người nghe cảm thấy thoải mái và thư giãn khi trả lời.

Không gián đoạn cuộc trò chuyện

Đừng làm gián đoạn người đang nói bởi vì như vậy họ sẽ cảm thấy bạn không hứng thú với cuộc trò chuyện và ngăn chặn dòng suy nghĩ của họ. Hãy đưa ra câu hỏi của bạn, sau đó để người nghe trả lời đầy đủ. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình sẽ không nhận được câu trả lời mong muốn cũng đừng nên cắt ngang họ. 

Nếu có áp lực về thời gian và người đó đã lạc đề thì bạn hãy dùng thái độ lịch sự nhất có thể để hướng họ trở lại chủ đề. Điều này sẽ cho thấy bạn tôn trọng những gì mà họ đang nói. 

Lắng nghe và phản hồi chân thành

Cho dù bạn đặt câu với mục đích gì thì bạn cũng cần phải học cách lắng nghe người trả lời. Sau khi đặt câu hỏi, cần để họ có thời gian suy nghĩ, không nên hỏi dồn dập. Bạn phải lắng nghe họ nói gì để phản hồi lại, đừng chỉ ngồi nghe cho xong chuyện. 

Người đối diện sẽ cảm giác họ được tôn trọng và sẵn sàng chia sẻ khi bạn lắng nghe và có phải hồi chân thành. Việc bạn chăm chú lắng nghe cũng kích thích họ tiếp tục bày tỏ rõ ý kiến, quan điểm của bản thân nhiều hơn.

Hỏi nhưng không tò mò

Chỉ nên đặt những câu hỏi mà bạn muốn biết câu trả lời và tránh những câu tò mò không cần thiết. Bạn nên biết giới hạn khi đặt câu hỏi và tôn trọng người đối diện. Đồng thời đừng quên cảm ơn người trả lời vì đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng.Bài viết trên đây của Money24h đã trình bày các dạng câu hỏi phổ biến và kỹ năng đặt câu hỏi thông minh. Cách đặt câu hỏi là vô cùng quan trọng để đạt được hiệu quả khi giao tiếp. Vì vậy, bạn hãy rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi mỗi ngày để quá trình giao tiếp diễn ra được hiệu quả và suôn sẻ.