5 bước đào tạo nhân viên mới đơn giản, hiệu quả cho doanh nghiệp

Đội ngũ nhân sự chính là “chìa khóa vàng” mang lại sự phát triển bền vững cho mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, trong xu hướng tự động hóa toàn cầu, các nhà lãnh đạo phải đẩy mạnh tiềm lực nhân sự để “bắt kịp” với cuộc đua công nghệ, nhanh chóng xây dựng vị thế của mình trên thương trường. Ngoài ra, để phục hồi doanh nghiệp sau “khủng hoảng” từ đại dịch Covid-19, việc đào tạo nhân viên và nâng cao kỹ năng nhân sự và vô cùng cần thiết.

Tuy nhiên, doanh nghiệp đã thực sự nắm vững quy trình đào tạo nhân sự, đặc biệt là nhân viên mới? Các trưởng phòng, quản lý nên làm gì để tạo ra “nòng cốt nhân sự” mới với mức chi phí hợp lý nhất? Cùng tham khảo 5 bước chuyên nghiệp trong công tác đào tạo nhân viên mới dưới đây!

Tại sao doanh nghiệp nên có quy trình đào tạo nhân viên mới?

1. Tiết kiệm thời gian 

Đầu tiên, một quy trình đào tạo nhân viên chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian cho người hướng dẫn hoặc quản lý. Nói một cách dễ hiểu, nếu định hướng ban đầu tốt, bạn sẽ không cần tốn thời gian, công sức để chỉ dẫn tỉ mỉ cho nhân viên mới trong những lần tuyển dụng sau. Lúc này, bạn chỉ cần củng cố quy trình để phù hợp với năng lực, xu hướng của doanh nghiệp. 

Có thể bạn quan tâm: Quy trình đào tạo nhân viên bán hàng hiệu quả, đúng chuẩn cho mọi doanh nghiệp

2. Tối ưu chi phí đào tạo

Thứ hai, doanh nghiệp sẽ tối ưu được chi phí đào tạo nếu có quy trình bài bản. Bởi điều này sẽ giúp nhân viên mới “bắt nhịp” nhanh và làm việc hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu nguồn ngân sách đáng kể. Đồng thời, một quy trình đào tạo chuẩn có thể ứng dụng cho nhiều vị trí tuyển dụng khác nhau, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong các đợt tuyển dụng.

2. Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên

Thiết kế quy trình đào tạo bài bản sẽ giúp nhân viên mới sớm định hình công việc, nhiệm vụ mà họ phải thực hiện. Từ đó, người lao động có thể sớm phát huy được năng lực cá nhân, phù hợp với yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Lúc này, hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự cũng được gia tăng, đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

3. Hòa nhập và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Đặc biệt, xây dựng quy trình đào tạo chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn “xoa dịu” sự căng thẳng ban đầu của nhân viên mới, giúp họ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc. Theo đó, người lao động có thể sớm hòa nhập với môi trường mới, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp của mình. 

Ngoài ra, nếu nhà quản lý biết cách đào tạo giỏi, họ sẽ dành được niềm tin và sự cống hiến hết mình của nhân viên. Từ đó, xây dựng văn hóa tổ chức và nguồn “nội lực” vững mạnh. Và dĩ nhiên, điều này sẽ là “mũi nhọn tiên phong” để mang lại lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp trong tương lai.

Có thể bạn quan tâm: Các khóa đào tạo cho doanh nghiệp & nhân viên phổ biến nhất hiện nay

Khi nào quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả?

Việc đào tạo nhân viên mới chưa bao giờ là dễ. Để làm tốt điều này, nhà quản lý cần định hướng nhân lực phù hợp với đặc thù và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy khi nào thì quá trình đào tạo này diễn ra hiệu quả, đạt được mục tiêu như mong đợi? Cùng điểm qua những tiêu chí đánh giá sau:

• Nhân viên mới định hướng được công việc và nhiệm vụ của mình

Mỗi nhân sự khi được tuyển dụng vào doanh nghiệp sẽ được đảm nhận vị trí và vai trò khác nhau. Vậy nên, quy trình đào tạo được xem là hiệu quả khi nhà quản lý giúp nhân viên mới xác định được công việc cụ thể mà họ cần làm. 

Điều này nhằm đẩy nhanh tiến độ “hòa nhập” của nhân viên, giúp họ tăng tốc và hoàn thành tốt công việc. Đồng thời, những chi phí liên quan đến chương trình đào tạo nhân viên cũng sẽ được giảm thiểu đáng kể.

• Nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc và văn hóa công ty

Mỗi nhân viên mới phải hiểu biết và nắm rõ lịch sử, giá trị và văn hóa của doanh nghiệp. Đồng thời, việc nắm vững sơ đồ, cơ cấu tổ chức cũng giúp họ nhanh chóng “bắt nhịp” và thể hiện năng lực bản thân tốt hơn. 

Vậy nên, quy trình đào tạo nhân lực mới cần được thiết kế “bám sát” với văn hóa doanh nghiệp, đồng thời tạo ra tâm lý thoải mái, nhẹ nhàng nhất có thể. 

• Nhân viên mới nhanh chóng phát huy năng lực, mang lại hiệu suất công việc cao

Sự gắn kết giữa nhân viên cũ và nhân viên mới sẽ mang lại năng suất làm việc hiệu quả. Vậy nên, các nhà quản lý cần đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp, cung cấp tài liệu cần thiết để họ có thể phát huy năng lực bản thân và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. 

Quy trình đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp

Dưới đây là 5 bước thiết lập quy trình đào tạo nhân viên mới cho mọi doanh nghiệp:

1. Xây dựng môi trường làm việc cho nhân viên mới

Sau khi kết thúc đợt tuyển dụng và tìm kiếm được những nhân tố tài năng, bộ phận nhân sự cần gửi email đến tất cả các phòng ban trong công ty để thông báo. Tiếp đến, hãy chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới, gồm: Danh sách điện thoại và email liên hệ, bàn làm việc, văn phòng phẩm, máy tính (nếu có),...

Quy trình cụ thể như sau:

• Trước ngày làm việc: Hãy gửi tài liệu đào tạo nhân viên chi tiết để “đồng nghiệp mới” có thể nắm bắt tình hình nhanh hơn.
• Ngày làm việc đầu tiên: Giới thiệu nhân viên mới với công ty và từng bộ phận. Đặc biệt, hãy cố gắng xây dựng bầu không khí thoải mái nhất có thể, đồng thời giải đáp mọi thắc mắc cho nhân viên mới.
• Sau 1 tháng làm việc: Tiến hành đào tạo những nghiệp vụ liên quan, hướng dẫn nhân viên mới tham gia các khóa huấn luyện, kiểm tra kỹ năng định kỳ,...
• Sau 3 tháng làm việc: Tiếp tục quá trình nâng cao tay nghề cho nhân viên mới, đồng thời tổ chức các hoạt động bên lề và đánh giá góp ý.

2. Chào đón, giới thiệu nhân viên mới

Sau khi chuẩn bị đầy đủ công cụ, tài liệu làm việc cho nhân viên mới, hãy thực hiện công tác chào đón để “đồng nghiệp mới” thoải mái và dễ dàng hòa nhập hơn. Việc này có thể được thực hiện thông qua các bước sau:

Có thể bạn quan tâm: Chương trình đào tạo & Dạy tiếng Anh cho doanh nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế

• Tổ chức tiệc nhẹ để chào đón các nhân viên mới, điều này sẽ gắn kết và tạo cơ hội làm quen cho các thành viên trong công ty.
• Sắp xếp nhân viên/ quản lý để chào đón, hướng dẫn người mới ngay từ đầu để họ không thấy bỡ ngỡ.
• Hướng dẫn vị trí làm việc, sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng cụ thể của các phòng ban để nhân viên mới “bắt nhịp” với môi trường làm việc.
• Phát huy văn hóa doanh nghiệp bằng sự thân thiện của nhân viên cũ dành cho nhân viên mới.

3. Chương trình đào tạo và định hướng chung cho nhân viên mới

Để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt văn hóa doanh nghiệp, cách quản trị và hoạch định chiến lược phát triển nghề nghiệp, người quản lý cần cung cấp các thông tin sau:

• Tổng quan doanh nghiệp và lịch sử hình thành
• Mục tiêu hoạt động, các quy định, nguyên tắc hay chính sách chung của doanh nghiệp
• Quy trình làm việc, các mô hình đang được áp dụng trong thực tế doanh nghiệp
• Hệ thống thông tin liên hệ của các thành viên trong công ty, gồm: Email, số điện thoại, CRM,...

Để nhân viên có thể lưu giữ, tra cứu thông tin khi cần, doanh nghiệp có thể in bằng các bộ brochure để gửi đến từng thành viên mới.

4. Đào tạo sâu về kỹ năng chuyên môn

Ngoài việc bồi dưỡng thêm kiến thức nghề nghiệp, các khóa đào tạo tại doanh nghiệp sẽ giúp đội ngũ nhân viên rèn luyện tác phong làm việc đúng chuẩn, phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp thêm kiến thức liên quan đến vị trí công việc của nhân viên mới. Đồng thời, nhà quản lý phải giới thiệu các kỹ năng cơ bản của những bộ phận khác, có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ. Điều này sẽ tạo điều kiện cho nhân viên mới được học hỏi nhiều hơn, gắn kết với đội ngũ nhân sự cũ.

Nhờ vậy, nhân viên mới có thể phát triển nghề nghiệp của bản thân trong tương lai, góp phần duy trì sự tự phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể, bạn cần cung cấp cho “đồng nghiệp mới” những nội dung sau:

• Khái quát về thị trường, ngành hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.
• Kiến thức cơ bản về vị trí công việc của nhân viên mới.
• Những kiến thức nâng cao cần phải có hoặc sẽ được đào tạo tại doanh nghiệp
• Tổng hợp những kỹ năng mềm như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng đàm phán thương lượng,...

5. Thực hiện đánh giá

Sau khi kết thúc quá trình đào tạo nhân viên mới, nhà tuyển dụng hoặc ban quản trị cần có một buổi nói chuyện cởi mở, thân thiện với nhân viên mới. Đồng thời, hãy lắng nghe tâm tư, nguyện vọng và suy nghĩ của họ. Việc tiếp thu ý kiến đóng góp này nhằm xác định xem nhân viên mới đã tiếp nhận được gì sau buổi đào tạo.

Ngoài ra, điều này còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về năng lực thực tế của nhân viên, từ đó xây dựng hướng phát triển nghề nghiệp theo nhu cầu, nguyện vọng của họ. Nhờ vậy, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp cũng sẽ “gặt hái” được nhiều thành tựu.

Bên cạnh đó, đánh giá quá trình đào tạo nhân viên mới sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện các quy trình, phát huy tốt hơn trong những lần tuyển dụng sau.

Cách đào tạo nhân viên mới “chuẩn” nhất hiện nay

Song song với quy trình trên, doanh nghiệp có thể áp dụng những cách đào tạo nhân viên mới dưới đây để nâng cao hiệu quả hơn:

Thực hiện “kèm cặp” nhân viên

Kèm cặp là hình thức đào tạo cho nhân viên phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua hoạt động này, nhà quản lý có thể theo dõi, hướng dẫn và kịp thời hỗ trợ nhân viên mới. Đồng thời, bạn có thể dễ dàng truyền tải kinh nghiệm quý báu, giúp họ hoàn thiện kỹ năng cốt lõi và nâng cao chuyên môn. Đây cũng chính là nền tảng cho sự phát triển của nhân viên mới sau này.

Ngoài ra, có thể nói quan hệ “kèm cặp” giữa quản lý và nhân viên sẽ mang lại kết quả win-win cho tất cả các bên liên quan như: doanh nghiệp, nhân viên, người kèm cặp.

Xây dựng văn hóa đọc

Doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp để truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên mới? Hãy thử xây dựng văn hóa đọc tại công ty. 

Rất đơn giản, nhà quản lý chỉ cần tìm một nhóm nhân viên để bắt đầu đọc những cuốn sách liên quan đến công việc, chuyên ngành. Sau đó, hãy để họ tóm tắt nội dung, thuyết trình trước lãnh đạo và đồng nghiệp hoặc viết thành báo cáo nội bộ. Từ đó, bạn có thể biến “nét đẹp” này thành văn hóa của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần làm điều này? Xây dựng văn hóa đọc sẽ thúc đẩy sự tìm tòi, học hỏi của nhân viên mới. Lúc này, kiến thức và kinh nghiệm của học sẽ được nâng cao, gia tăng hiệu suất làm việc và mang lại lợi nhuận dài hạn cho doanh nghiệp.

Người được đào tạo trở thành người đi đào tạo

Trong một năm, doanh nghiệp nên có những “học bổng” để nhân viên tham gia khóa học nâng cao trình độ hoặc kỹ năng cơ bản. Sau đó, hãy để học trở thành giảng viên, truyền đạt lại kiến thức đã học cho đồng nghiệp, thậm chí là lãnh đạo. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được nhiều ý tưởng sáng tạo, nhiều phương thức và chiến lược hoạt động hiệu quả hơn. 

Ngoài ra, việc để “người được đào tạo trở thành người đi đào tạo” sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu chi phí. Thay vì cấp “học bổng” cho 50 nhân viên mới, bạn chỉ cần cử ra một đại diện ưu tú mà vẫn thu lại hiệu quả đáng kể. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ hạn chế được khoảng thời gian bị “mất đi” khi lượng lớn nhân viên tham gia khóa học đào tạo bên ngoài. 

Như đã nói ở trên, hình thức đào tạo nhân viên này đòi hỏi ban quản lý phải lựa chọn ứng viên có đầy đủ tố chất, khả năng tiếp thu và truyền đạt thông tin tốt. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra một chuyên gia đào tạo nhân lực giỏi trong tương lai.

Đề bạt hoặc luân chuyển nhân sự

Đối với đội ngũ nhân viên mới, doanh nghiệp cần đưa ra hệ thống khen thưởng để thúc đẩy hiệu quả làm việc của họ. Nếu chưa đủ lượng thời gian để đánh giá thăng chức, bạn có thể đề bạt họ đảm nhận những dự án mới, công việc mới. Điều này sẽ giúp đội ngũ nhân viên mới có động lực học hỏi, rèn luyện nhiều hơn để thích nghi.

Luân chuyển là hình thức đào tạo thông qua việc thay đổi tính chất, môi trường làm việc để nhân viên có những trải nghiệm mới. Điều này còn giúp họ có cái nhìn tổng quát về doanh nghiệp, mở rộng các mối quan hệ và phát triển những tố chất tiềm ẩn. Vì thế, đây là hình thức được nhiều tập đoàn hàng đầu trên thế giới áp dụng để tìm ra nhân tài cho các vị trí quản lý trong tương lai.

Tổ chức đào tạo nội bộ định kỳ

Đây là hình thức đào tạo tập trung cho toàn bộ nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, có thể xuất hiện sự tham gia của các tác nhân bên ngoài như chuyên gia tư vấn, dịch vụ đào tạo,... 

Điều này sẽ giúp đội ngũ nhân sự mới phát triển, nâng cao năng lực toàn diện một cách đồng bộ. Ngoài ra, đào tạo nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm còn hạn chế, kết nối toàn thể nhân viên, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Đặc biệt, trong xu hướng toàn cầu hóa và cuộc “chạy đua” công nghệ từ các doanh nghiệp, nhà quản lý cần chú trọng đến khả năng ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên mới. Tiếng Anh mang đến cho đến cho doanh nghiệp và người lao động nhiều lợi thế trên thị trường, tự tin giao tiếp để “hội nhập” và phát triển dài hạn.

Thấu hiểu được điều này, ELSA Speak xây dựng chương trình tiếng Anh dành cho doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo tối ưu hóa quá trình đào tạo tiếng Anh cho nhân viên. Cụ thể, chương trình tiếng Anh doanh nghiệp tại ELSA Speak mang đến những lợi ích tuyệt vời như: 

Đối với đội ngũ nhân viên

ELSA Speak là ứng dụng học tiếng Anh hàng đầu, sở hữu công nghệ nhận diện giọng nói AI độc quyền, giúp đội ngũ nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ. Cụ thể, bạn sẽ được phản hồi lỗi sai phát âm ngay tức thì, hướng dẫn cách nhả hơi, đặt lưỡi chuẩn bản xứ. 

Ngoài ra, kho bài học với hơn 200 chủ đề được cập nhật liên tục sẽ giúp nhân viên nâng cao kiến thức chuyên sâu, tạo hứng thú trong suốt quá trình đào tạo. Những bài học này đều có thể truy cập bằng điện thoại mọi lúc mọi nơi, theo dõi sự tiến bộ của bản thân thông qua báo cáo chi tiết.

Đối với lãnh đạo/ nhà quản lý

ELSA Dashboard là giải pháp tối ưu giúp các nhà quản lý kiểm soát công tác đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp một cách khoa học hơn. Lúc này, người phụ trách có thể chủ động xây dựng các lớp học, nhóm học phù hợp.

Đồng thời, báo cáo trên ELSA Dashboard sẽ chỉ ra toàn bộ thông tin chi tiết, về thời gian học, tổng số giờ luyện tập, sự tiến bộ của từng nhân viên,... Dựa vào đó, lãnh đạo có thể nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên để kịp thời điều chỉnh. 

Ngoài ra, ELSA Speak còn giúp doanh nghiệp đánh giá, kiểm tra toàn diện kỹ năng tiếng Anh (đạt chuẩn tương đương TOEIC) để đánh giá năng lực của nhân viên mới. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ giảm thiểu được chi phí đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị học tập khi sử dụng gói ELSA dành cho doanh nghiệp.

Kết luận

Thị trường lao động Việt Nam thay đổi khá nhiều sau đại dịch Covid-19. Đồng thời, các xu hướng kinh doanh mới buộc bộ máy nhân sự phải tái cấu trúc và nâng cao kỹ năng toàn diện. Để đào tạo nhân viên mới đúng “chuẩn” ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể ứng dụng quy trình và các phương pháp mà ELSA Speak gợi ý trong bài viết.

Ngoài ra, đội ngũ quản lý cần quan tâm đến sức khỏe tinh thần, kỹ năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên. Song song với đó, hãy thúc đẩy các chương trình đào tạo, phát triển cá nhân để vận hành tốt hơn trong thời kỳ “bình thường mới”.

Đặc biệt, đừng quên đăng ký dùng thử chương trình đào tạo tiếng Anh cho dành cho doanh nghiệp tại ELSA Speak để nâng cao năng lực nhân viên và hội nhập kinh tế quốc tế ngay hôm nay!

Nguồn: 5 bước đào tạo nhân viên mới đơn giản, hiệu quả cho doanh nghiệp